El módulo de compras de un ERP es una herramienta que permite gestionar y automatizar todo el proceso de adquisición de productos o servicios dentro de una empresa. Desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor, este módulo ayuda a mejorar el control, reducir errores y optimizar los costos.
Las empresas que utilizan un ERP con Compras pueden centralizar la gestión de proveedores, controlar órdenes de compra y mantener un registro claro de todas las adquisiciones.
¿Qué es el módulo de compras de un ERP?
El módulo Compras es la parte del sistema ERP encargada de administrar y controlar todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes o servicios necesarios para la operación de la empresa.
Su función principal es automatizar el proceso de abastecimiento y mantener un registro completo de cada etapa del proceso de compra, incluyendo solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra y facturación de proveedores.
Esto permite a las organizaciones tener mayor visibilidad y control sobre sus gastos y su cadena de suministro.
Administrar Compras
Este módulo incluye funciones muy importantes para tener un control total y exhaustivo del inventario de la empresa como son:
1. Gestión de Proveedores
Permite registrar y administrar información importante de los proveedores incluyendo:
- nombre y razón social
- RFC
- unidad de medida
- domicilio
- datos de contacto
- tipo de compra
- personas de contacto como vendedor, ejecutivo de venta, gerente
- forma de pago y moneda
- descuento por defecto y descuento de pronto pago
- días de plazo para pagar
- límite de crédito
Estos campos facilitan evaluar y seleccionar a los mejores proveedores.
2. Solicitudes de Compra
Los diferentes departamentos pueden generar solicitudes cuando necesitan materiales o productos. Estas solicitudes pueden ser revisadas y aprobadas dentro del sistema, garantizando control en el proceso. De forma general pueden solicitar la compra:
- Almacenistas para resurtir el almacén
- Personal de compras para mantener el stock mínimo de los productos
- Personal de producción para garantizar los insumos que se necesitan para la producción en la empresa
- Vendedores par surtir productos a sus clientes
- Administradores por decisiones estratégicas o de la dirección de la empresa
3. Órdenes de Compra
El sistema permite solicitar cotizaciones a diferentes proveedores y comparar precios, condiciones de entrega y calidad para tomar mejores decisiones de compra.
Una vez aprobada la compra, el ERP genera una orden de compra formal que incluye información como productos, cantidades, precios y fechas de entrega.
Para tener un mejor control de compras en la empresa se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Generar la orden de compra para el proveedor más eficiente y que dé el mejor precio
- Autorizar la orden de compra si es necesario por el gerente de compras
- Cambiar el estatus de la orden de compra según si ya se pagó, se recibió la mercancía, etc
- Permitir generar la orden de compra a partir de los pedidos de los clientes o del stock en el almacén
- Cancelar la orden de compra en caso de error o que el proveedor ya no envíe los productos
- Recibir en varias ocasiones productos de una misma orden de compra
- Cerrar la orden de compra si ya se recibieron todos los productos
4. Presupuestos de Compra
Los presupuestos de compra en un ERP permiten a las empresas planificar, controlar y limitar los gastos destinados a adquisiciones dentro de un periodo determinado. Este proceso ayuda a garantizar que las compras se realicen de acuerdo con la planificación financiera y evita gastos innecesarios o fuera de control.
Cómo funciona el presupuesto de compra en el ERP:
- Definición del presupuesto. La empresa establece el monto disponible para compras en un periodo determinado.
- Registro de solicitudes de compra. Los departamentos generan solicitudes para adquirir productos o servicios.
- Validación contra el presupuesto. El sistema verifica si la solicitud está dentro del presupuesto disponible.
- Aprobación o rechazo de la compra. Si el gasto excede el presupuesto, el sistema puede bloquear la solicitud o enviarla para aprobación especial
- Orden de compra. Se genera la orden de compra para el proveedor seleccionado
- Actualización del presupuesto. Cada orden de compra aprobada reduce automáticamente el presupuesto disponible.
5. Recepción de Mercancía
Cuando el proveedor entrega los productos, el sistema registra la recepción de mercancía, actualizando automáticamente el inventario y verificando que coincida con la orden de compra.
En este importante proceso de recepción de mercancía se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Si es una compra sencilla sin necesidad de hacer orden de compra, se puede registrar una entrada al almacén directa como una compra rápida
- Si se cuenta con la orden de compra, la recepción debe hacer referencia a la misma y se puede recibir de varias órdenes de compra al mismo tiempo
- Se puede agilizar la recepción de mercancía con la selección del archivo XML de la factura
- Si los artículos tienen entrada por la aduana se debe capturar esta información para luego utilizarla en la facturación electrónica de los mismos productos
- Se deben verificar las cantidades que se reciben, las que se facturan así como los precios facturados para si hay una diferencia con respecto a la orden de compra que el sistema lo arroje como una alerta
6. Pedimentos de Compra
Los pedimentos de compra por aduana en un ERP permiten registrar y controlar las importaciones de mercancía que ingresan al país. Este proceso es fundamental para empresas que realizan compras internacionales, ya que el pedimento es el documento oficial que acredita el cumplimiento de las regulaciones aduaneras.
¿Qué es un pedimento de importación?
Un pedimento de importación es un documento fiscal y aduanero que se utiliza para declarar ante la autoridad aduanera la entrada de mercancías al país y que incluye:
- número de pedimento
- aduana de entrada
- proveedor internacional
- valor de la mercancía
- impuestos y aranceles pagados
El sistema ERP debe tener un control a detalle de las entradas de compra por la aduana, ya que estos productos provienen del extranjero y al momento de facturarlo al cliente se debe declarar en la facturación electrónica por cuál aduana y número de pedimento entraron al país
El SAT provee un recurso en línea para validar un número de pedimento si es correcto de acuerdo al año y la lista de aduanas registradas en el país
Administrar Cuentas por Pagar
1. Cuentas por Pagar
El módulo de compras también permite registrar las facturas de los proveedores y relacionarlas con las órdenes de compra, facilitando el control de pagos y la integración con contabilidad.
Para lograr una captura fácil y dar seguimiento a todo el proceso los pagos a los proveedores deben seguir este curso:
- Se genera la orden de compra al proveedor
- Se recibe la mercancía
- En automático se crea una cuenta por pagar
- Se paga al proveedor
La cuenta por pagar es un documento o registro importante porque establece la deuda que tiene la empresa con el proveedor y por la cual deberá realizarle el pago.
Cómo mejorar el cumplimiento de los pagos a proveedor:
- Revisar períodicamente el listado de cuentas por pagar pendientes para planificar los pagos
- Establecer fechas de vencimiento para no sobrepasarlas y retrasarse en el cumplimiento de pagos
- Es posible que un pago al proveedor junte varias cuentas por pagar pendientes o por otra parte que una cuenta por pagar se salde a través de varios pagos, como le convenga más a la empresa.
- Consultar el reporte de Antiguedad de Saldos para ver los pagos que se deben de hacer por rango de fechas
- Consultar el reporte Cuentas por Pagar para tener una vista a detalle de las cuentas por pagar activas y su saldo pendiente
2. Notas de Crédito
Las notas de crédito de compras son documentos contables que utilizan las empresas para registrar devoluciones, descuentos o ajustes en facturas recibidas de proveedores. En un sistema ERP, estas notas permiten corregir operaciones de compra y mantener actualizadas las cuentas por pagar.
Normalmente la nota de crédito es un documento emitido por un proveedor para reducir o anular el monto de una factura previamente emitida y puede ocurrir debido a:
- Devolución de productos
- Errores en la factura
- Descuentos posteriores a la compra
- Productos defectuosos
- Diferencias en cantidades entregadas
Ejemplo práctico de la nota de crédito:
- Una empresa compra productos por $5,000 a un proveedor.
- Posteriormente devuelve mercancía por $1,000 debido a defectos y el proveedor emite una nota de crédito por este monto
- Monto final a pagar: $4,000. Al monto de la factura se le disminuye el valor de la nota de crédito.
Cuando se registra en el ERP, la nota de crédito reduce el saldo pendiente de pago al proveedor.
Pasos para registrar una nota de crédito de compras:
- Registro de la factura del proveedor
- Identificación del problema o devolución
- Emisión de la nota de crédito por parte del proveedor
- Registro de la nota de crédito en el ERP
- Actualización de cuentas por pagar
- Ajuste en inventario (si aplica)
3. Notas de Cargo
Las notas de cargo de compras son documentos que se utilizan para aumentar el monto de una factura de proveedor ya registrada. En un sistema ERP, estas notas permiten realizar ajustes cuando existen costos adicionales que no fueron incluidos en la factura original.
En qué casos se registra la nota de cargo:
- Ajustes de precio. Si el proveedor detecta que el precio facturado fue menor al acordado, puede emitir una nota de cargo para corregir la diferencia.
- Gastos adicionales. Se utiliza cuando existen costos adicionales asociados a la compra, como: transporte, seguros, gastos administrativos o logísticos
- Diferencias en cantidades. Si la factura original no reflejaba correctamente las cantidades entregadas, la nota de cargo permite ajustar el monto.
- Actualización de costos. En algunos casos, el proveedor puede aplicar cargos adicionales por cambios en el costo del producto o del servicio.
Ejemplo práctico de la nota de cargo:
- Una empresa recibe una factura de proveedor por $3,000.
- Posteriormente, el proveedor aplica un cargo adicional de $200 por gastos de transporte.
- Monto total a pagar: $3,200. Se suma la factura del proveedor y el gasto extra de la nota de cargo.
4. Pagos a Proveedores
Los pagos a proveedores son las transacciones mediante las cuales la empresa cancela las facturas pendientes generadas por la compra de productos o servicios.
Un buen sistema ERP debe incluir herramientas que faciliten la gestión de pagos, como:
- Control de facturas pendientes
- Programación de pagos
- Conciliación bancaria
- Aplicación de notas de crédito
- Control de vencimientos
- Generación de comprobantes de pago
- Reportes financieros
Cuando se realiza un pago al proveedor se debe seleccionar con cuál cuenta bancaria de la empresa se hará en el caso de transferencia o si fuera con otro tipo de pago también capturar sus datos y métodos de pago.
5. Costos de Compra
Los costos de compra son todos los gastos que intervienen en la adquisición de mercancías o insumos. En un ERP, estos costos se registran para determinar el costo real del inventario y mantener registros contables precisos.
Elementos que forman parte del costo de compra:
- Precio del proveedor. Es el valor base del producto que aparece en la factura del proveedor.
- Impuestos. Se agregan los impuestos como IVA, IEPS, retenciones, aranceles de importación, impuestos especiales
- Costos de transporte. Incluye gastos logísticos como: fletes, transporte terrestre o marítimo, seguro de mercancía
- Gastos aduanales. En compras internacionales pueden agregarse costos como: agente aduanal, derechos de importación, gastos de despacho.
- Otros gastos asociados. Se pueden agregar otros gastos como almacenamiento, manejo de mercancía, gastos administrativos
Ejemplo de cómo calcular el costo de compra:
- Precio del proveedor: $1,000
- Transporte: $100
- Aranceles: $50
- Seguro: $20
- Costo total de compra: $1,170. Este valor puede integrarse directamente al costo del inventario.
Para conocer de forma más visual las funcionalidades del módulo Compras dentro de un sistema ERP, puedes reproducir el siguiente video:
Flujo completo del proceso de Compras en un ERP
1. Solicitud de compra
El proceso inicia cuando un área de la empresa necesita adquirir productos o servicios y se hace una solicitud de compra con:
- productos o servicios requeridos
- cantidades
- departamento solicitante
- fecha requerida
El ERP registra la solicitud para iniciar el proceso de aprobación.
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2. Aprobación de la solicitud
Dependiendo de las políticas de la empresa, la solicitud puede requerir autorización de un supervisor o gerente y se valida:
- niveles de autorización
- presupuestos de compra
- existencia en el inventario
Se autoriza la solicitud para entonces pedirla al proveedor.
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3. Generación de la orden de compra
Una vez aprobada la solicitud, el sistema genera una orden de compra (OC) dirigida al proveedor conformada por:
- proveedor seleccionado
- productos, cantidades y precios
- condiciones de pago
- fecha de entrega
Se envía al proveedor por email o por el portal de proveedores.
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4. Recepción de mercancía
Cuando el proveedor entrega los productos, se registra la recepción de mercancía en el ERP y se verifica:
- las cantidades solicitadas, facturadas y recibidas
- que los precios coincidan con la orden de compra
- que los productos lleguen en buen estado
El sistema actualiza automáticamente el inventario.
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5. Registro de factura del proveedor
Después de la entrega, el proveedor envía la factura de compra y se deben validar la orden de compra, recepción de mercancía y factura del proveedor
Esto se conoce como validación o conciliación de compras.
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6. Registro en cuentas por pagar
Una vez validada la factura, el ERP genera una cuenta por pagar al proveedor que incluye monto total, impuestos, fecha de vencimiento y condiciones de pago.
Así se crea la cuenta por pagar que es la deuda con el proveedor.
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7. Pago al proveedor
Finalmente, se realiza el pago al proveedor, que puede hacerse mediante transferencia bancaria, cheque o pago electrónico.
El ERP registra el pago y actualiza automáticamente la contabilidad.
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Beneficios del módulo Compras en un ERP
Implementar un sistema ERP para la gestión de compras ofrece múltiples ventajas para las empresas.
1. Mayor control del proceso de compra
El sistema permite dar seguimiento a cada etapa del proceso, evitando compras duplicadas o errores administrativos.
2. Reducción de costos
El análisis de proveedores y precios ayuda a negociar mejores condiciones de compra.
3. Automatización de procesos
Muchas tareas se realizan automáticamente, lo que reduce el tiempo dedicado a procesos manuales
4. Integración con inventarios
Las compras se reflejan directamente en el inventario, permitiendo conocer las existencias disponibles en tiempo real.
5. Mejor toma de decisiones
El ERP genera reportes que ayudan a analizar gastos, proveedores y tendencias de compra.
Integraciones de Compras con otros módulos del ERP
El módulo de compras de un ERP no funciona de manera aislada. Para que una empresa tenga un control completo de sus operaciones, este módulo se integra con otras áreas del sistema, permitiendo compartir información en tiempo real y automatizar procesos.
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1. Integración con el módulo de Inventarios
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En la recepción de mercancías se registra la entrada de productos en el almacén y se actualiza el stock disponible y el costo del inventario
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2. Integración con el módulo de Contabilidad
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Al registrar una factura del proveedor se generan movimientos contables por la cuenta por pagar y el movimimiento del inventario agregando impuestos
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3. Integración con el módulo de Tesorería
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Al realizar el pago al proveedor se realiza con las cuentas bancarias registradas en Tesorería para generar movimientos bancarios y actualizar estadísticas en las finanzas
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Reportes de Compras
Los reportes de compras en un ERP permiten analizar y controlar todas las operaciones relacionadas con la adquisición de productos o servicios dentro de una empresa y los pagos a proveedores entre los que están:
- Compras por proveedor
- Órdenes de compra
- Compras por productos
- Cuentas por pagar
- Estado de cuenta por proveedor
- Compras por período
- Diferencias de compras
- Backorder pendiente por surtir
- Antiguedad de saldos
- Análisis de cartera de cuentas por pagar
Esto ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de compra y controlar mejor sus costos.