Las empresas comercializadoras y distribuidoras necesitan coordinar ventas, compras, inventarios, clientes, facturación y finanzas. Un ERP para comercializadoras y distribuidoras permite integrar estos procesos en un solo sistema para mantener la información relacionada y facilitar el control de la operación.
Cuando las ventas, las compras, los inventarios y otras áreas se administran con hojas de cálculo o sistemas separados, resulta más difícil mantener la información integrada y dar seguimiento a la operación. Un ERP permite centralizar la información y relacionar los diferentes procesos de la empresa.
¿Qué es un ERP para comercializadoras y distribuidoras?
Un sistema ERP para comercializadoras y distribuidoras es un software que permite integrar ventas, compras, inventarios, clientes, facturación, finanzas y otras áreas de la empresa en una sola plataforma.
Este tipo de ERP permite integrar en una sola plataforma ventas, inventarios, compras, clientes, facturación, cuentas por cobrar y por pagar, además de consultar reportes e indicadores de la operación.
A continuación se muestran algunos problemas comunes de una comercializadora cuando sus procesos están separados y cómo un ERP puede ayudar a integrar y controlar la operación:
Operación con procesos separados
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Operación integrada con ERP
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1. Diferencias entre inventario registrado y existencias
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1. Existencias actualizadas con los movimientos de inventario
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2. Ventas sin información actualizada de existencias
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2. Consulta de existencias al realizar la venta
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3. Compras reactivas o por urgencia
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3. Información de existencias y movimientos para apoyar las compras
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4. Información distribuida entre Excel y otros sistemas
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4. Información centralizada en una sola plataforma
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5. Capturas y procesos duplicados entre áreas
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5. Información compartida entre ventas, inventarios y compras
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6. Tiempo invertido en recopilar y conciliar información
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6. Consulta de información desde el mismo sistema
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7. Mayor riesgo de errores por capturas manuales
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7. Menor duplicidad de captura al integrar los procesos
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8. Dificultad para dar seguimiento a cobranza y pagos
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8. Seguimiento de cuentas por cobrar y por pagar
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9. Mayor dificultad de control al crecer la operación
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9. Procesos centralizados para administrar el crecimiento
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Ejemplo: un vendedor necesita confirmar existencias,
pero la información disponible no refleja los últimos movimientos
del almacén.
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Ejemplo: al consultar el inventario en el ERP,
el vendedor puede conocer las existencias registradas y utilizar
esa información antes de confirmar la venta.
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Funciones clave de un ERP para comercializadoras
1. Control de inventarios
El inventario es uno de los elementos más importantes de una comercializadora, ya que conecta las compras con las ventas y determina qué productos están disponibles para los clientes.
Un ERP permite registrar los movimientos de inventario y actualizar las existencias conforme se realizan entradas, salidas, compras y ventas.
Cómo funciona el control de inventario en el ERP:
1. Se registra un movimiento
Ejemplo: se vende un producto o se recibe mercancía.
2. El sistema actualiza las existencias
El ERP suma o resta la cantidad correspondiente al producto cuando se registra el movimiento.
3. La información queda disponible para otras áreas
Ventas, compras y otras áreas pueden consultar las existencias registradas en el sistema.
4. Ejemplo de actualización del inventario:
Si existen 100 unidades y se registra la venta de 5, la existencia pasa a 95. Si posteriormente se registra la entrada de 20 unidades, la existencia pasa a 115.
Entre la información que puede controlarse desde el ERP se encuentra:
- Existencias por producto
- Ubicación (almacén, sucursal)
- Lotes o series
- Movimientos históricos
- Costos actualizados
2. Gestión de compras y proveedores
La gestión de compras y proveedores permite administrar el proceso de adquisición de mercancía, desde la identificación de una necesidad de compra hasta la recepción de los productos y el registro de la cuenta por pagar.
Flujo del proceso de compras:
1. Identificación de la necesidad de compra
La empresa identifica los productos que necesita adquirir considerando información como existencias, movimientos de inventario y necesidades de la operación.
2. Solicitud de compra
Se registra la necesidad de adquirir determinados productos, indicando cantidades y demás información necesaria para iniciar el proceso de compra.
3. Cotización y selección de proveedor
La empresa puede consultar y comparar información de proveedores, precios y condiciones comerciales para decidir con quién realizar la compra.
4. Generación de orden de compra
Una vez seleccionado el proveedor, se genera la orden de compra con los productos, cantidades, precios y condiciones acordadas.
5. Recepción de mercancía
Cuando llega la mercancía, se registra su recepción y la entrada correspondiente al inventario, actualizando las existencias.
6. Registro de la compra
La compra queda registrada en el sistema junto con la información del proveedor, productos, importes y condiciones de pago.
7. Cuenta por pagar y pago al proveedor
Cuando la compra se realiza a crédito, se registra la cuenta por pagar para dar seguimiento al saldo y posteriormente registrar los pagos realizados al proveedor.
3. Gestión de ventas y facturación
Con la gestión de ventas y facturación la empresa registra, controla y convierte sus ventas en ingresos formales, asegurando que cada operación quede correctamente documentada y cobrada.
Cómo funciona el flujo del proceso de ventas y facturación:
1. Cotización o pedido
El proceso inicia cuando se genera una venta o pedido de cliente. Puede venir de un vendedor, tienda, eCommerce o CRM. El ERP registra la información del cliente, productos, cantidades y condiciones comerciales.
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Ejemplo: El vendedor registra en el ERP que el cliente quiere comprar 5 laptops. Se captura el producto, cantidad y en automático se muestran y calculan los precios e impuestos.
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2. Consulta de inventario
El vendedor puede consultar las existencias registradas en el sistema antes de continuar con la operación, facilitando la confirmación de la disponibilidad del producto.
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Ejemplo: El vendedor consulta el inventario y encuentra 15 laptops registradas como disponibles antes de confirmar la operación.
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3. Generación de remisión de venta
Se formaliza la venta con una remisión que define precios, descuentos, impuestos y condiciones de pago. Este documento conecta todas las áreas.
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Se genera la venta como una remisión de venta. Ejemplo: 5 Laptops con precio $10,000. Subtotal $50,000 IVA $8,000 y Total: $58,000
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4. Preparación y entrega
El área de almacén prepara el pedido y se realiza la entrega. Al registrar la salida correspondiente, las existencias se actualizan en el sistema.
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Ejemplo: El almacén prepara las 5 laptops y realiza la entrega al cliente. Se descuenta 5 de la existencia, por tanto quedan 10
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5. Facturación electrónica
Se genera la factura (en México, CFDI) con los impuestos correspondientes (IVA, etc.). Esto convierte la venta en un ingreso formal y fiscalmente válido.
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Ejemplo: Se genera la factura electrónica CFDI con los datos fiscales de la empresa, cliente, producto e impuestos de la venta agregándole el timbre fiscal
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6. Registro de cuentas por cobrar
Si la venta es a crédito, el sistema registra automáticamente la cuenta por cobrar y el plazo de pago.
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Ejemplo: Como la venta fue a crédito, El ERP registra una cuenta por cobrar de $58,000 a 30 días de plazo.
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4. Control de cuentas por cobrar y pagar
El control de cuentas por cobrar y por pagar permite dar seguimiento al dinero que los clientes deben a la empresa y a las obligaciones de pago que la empresa mantiene con sus proveedores.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
- La Cuenta por Cobrar (CXC) es la deuda que tiene el cliente para pagarle a la empresa
- Se crean sólamente cuando la venta es de crédito y significa que el cliente no ha pagado todavía y le debe a la empresa
- Ejemplo: Se vende a crédito $58,000 pesos, por tanto el cliente tiene una CXC de este mismo monto que debe pagar
¿Qué son las cuentas por pagar?
- La Cuenta por Pagar (CXP) es la deuda que tiene la empresa por comprarle a un proveedor
- Se crean sólamente cuando la compra al proveedor es de crédito y significa que no se ha pagado todavía y se le debe al proveedor
- Ejemplo: Se Compra a crédito $30,000 pesos, por tanto tenemos una CXP de este mismo monto de deuda con el proveedor
El sistema ERP permite consultar y controlar información de CXC y CXP como:
- Saldos por cliente y proveedor
- Fechas de cobranza
- Fechas de vencimiento
- Antigüedad de saldos
- Historial de pagos
Cuáles son los reportes claves para controlar la cobranza:
- Estado de cuenta
- Listado de CXC y CXP
- Historial del cliente o proveedor
- Cartera Vencida
- Cobranza exigible
5. Reportes y análisis del negocio
Al concentrar la información de diferentes áreas, un ERP permite consultar reportes e indicadores para analizar ventas, inventarios, cobranza, compras y resultados de la empresa.
- Reportes financieros
Muestran la salud económica del negocio.
- Estado de resultados
- Balance general
- Flujo de efectivo
- Reportes de inventario
Controlan el corazón operativo de la comercializadora.
- Existencias actuales
- Rotación de inventario
- Productos sin movimiento
- Niveles mínimos
- Reportes de ventas
Analizan el desempeño comercial.
- Ventas por producto
- Ventas por cliente
- Ventas por vendedor
- Acumulados de ventas
- Cuentas por cobrar y pagar
Controlan las deudas de clientes y proveedores
- Cobranza diaria y exigible
- Acumulado de saldos
- Pagos pendientes
Problemas que resuelve un ERP en empresas de comercialización
Cuando ventas, inventarios, compras, facturación y cobranza se administran en sistemas separados, hojas de cálculo o procesos manuales, pueden surgir problemas de control e información. Un ERP ayuda a centralizar estos procesos y facilita el seguimiento de la operación.
- Diferencias en inventarios
Las existencias registradas no siempre coinciden con la mercancía disponible, dificultando conocer qué productos pueden venderse.
- Ventas sin información actualizada
Los vendedores pueden no contar con información suficiente sobre existencias, precios o condiciones comerciales al atender al cliente.
- Compras reactivas
La falta de información sobre existencias y movimientos puede provocar compras de urgencia o dificultar la planeación de abastecimiento.
- Información dispersa
Ventas, inventarios, compras y clientes se administran en diferentes archivos o sistemas, dificultando obtener una visión completa de la operación.
- Capturas y procesos duplicados
La misma información puede registrarse varias veces en diferentes áreas, aumentando el trabajo administrativo y el riesgo de errores.
- Dificultad para controlar cobranza y pagos
Dar seguimiento a saldos, vencimientos, pagos de clientes y obligaciones con proveedores puede resultar más complicado cuando la información está separada.
- Dificultad para dar seguimiento a los pedidos
Cuando ventas, almacén y facturación trabajan con información separada, resulta más difícil conocer el avance de cada operación.
- Falta de información para analizar el negocio
La información dispersa dificulta analizar ventas, inventarios, clientes, productos y resultados de la empresa.
Beneficios de implementar un ERP en empresas comerciales
1. Mayor control del inventario
Permite consultar existencias y movimientos de productos para contar con información actualizada al realizar compras y ventas.
2. Más información para planear las compras
Facilita consultar existencias, movimientos y necesidades de inventario para apoyar las decisiones de compra.
3. Mayor control de las ventas
Permite dar seguimiento al proceso comercial y relacionar la información de clientes, productos, inventarios, ventas y facturación.
4. Mayor control de cobranza y pagos
Permite consultar saldos, vencimientos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar para dar seguimiento a clientes y proveedores.
5. Mayor control al crecer la operación
Centralizar la información facilita administrar más productos, clientes, usuarios, almacenes o sucursales desde el mismo sistema.
¿Qué empresas necesitan un ERP para comercialización y distribución?
Un ERP puede ser especialmente útil para empresas comercializadoras y distribuidoras que necesitan integrar compras, inventarios, ventas, clientes, facturación y finanzas para mantener un mayor control de su operación.
1. Comercializadoras y distribuidoras
Empresas que compran productos a proveedores para venderlos a otras empresas o al consumidor final.
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2. Empresas con uno o varios almacenes
Negocios que necesitan conocer existencias y movimientos de productos en diferentes ubicaciones.
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3. Empresas con múltiples proveedores
Negocios que realizan compras frecuentes y necesitan dar seguimiento a proveedores, órdenes de compra, mercancía recibida y cuentas por pagar.
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4. Empresas que venden a crédito
Comercializadoras que necesitan controlar saldos, vencimientos, cobranza y estados de cuenta de sus clientes.
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5. Comercializadoras en crecimiento
Empresas que están aumentando productos, clientes, usuarios, almacenes o sucursales y necesitan mantener su información centralizada.
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¿Cómo elegir un ERP para una comercializadora o distribuidora?
Para elegir un ERP para una empresa comercializadora o distribuidora es importante evaluar qué procesos necesita integrar, el volumen de operaciones que administra y las funciones necesarias para controlar compras, inventarios, ventas, clientes, facturación y finanzas.
Antes de elegir una solución ERP conviene evaluar los siguientes aspectos:
- Integración de las principales áreas
El ERP debe permitir relacionar ventas, inventarios, compras, clientes, facturación, cobranza y pagos para evitar que cada área trabaje con información separada.
- Control de inventarios y almacenes
Es importante verificar que permita consultar existencias, registrar movimientos y controlar los productos en los diferentes almacenes o sucursales que maneje la empresa.
- Gestión de compras, ventas y crédito
El sistema debe facilitar el seguimiento de las operaciones con clientes y proveedores, incluyendo compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y condiciones comerciales.
- Facturación y requerimientos fiscales en México
Para una comercializadora en México es importante que el ERP permita generar los comprobantes fiscales que requiere su operación y se mantenga actualizado ante los cambios fiscales aplicables.
- Reportes e información para tomar decisiones
Conviene revisar qué reportes incluye el sistema y si permiten consultar información relevante sobre ventas, inventarios, clientes, proveedores, cobranza y resultados de la empresa.
- Capacidad para adaptarse al crecimiento
El ERP debe poder acompañar a la empresa cuando aumenta su número de productos, clientes, usuarios, almacenes o sucursales sin obligarla a administrar cada nueva operación de forma independiente.
- Implementación, capacitación y soporte
Además de evaluar el software, es importante conocer cómo se realizará la implementación, qué capacitación recibirán los usuarios y qué soporte estará disponible después de comenzar a utilizar el sistema.
Antes de tomar una decisión, solicita una demostración con información y procesos similares a los de tu empresa. Esto te permitirá comprobar cómo funciona el ERP en situaciones reales de tu operación y resolver dudas antes de implementarlo.
Casos reales de empresas comercializadoras
Los siguientes casos muestran cómo empresas dedicadas a la comercialización de productos han utilizado Villanett ERP para mejorar el control de inventarios, ventas y sucursales, centralizando la información de su operación.
Casa Ortiz
Rines Industriales y Montacargas
Situación
La empresa, con dos sucursales y en proceso de crecimiento y expansión, necesitaba aumentar el control de su operación. Buscaba un sistema que pudiera utilizar tanto dentro como fuera de sus instalaciones, que fuera rápido y sencillo de usar y que permitiera concentrar la información de la empresa en un solo lugar.
Implementación del ERP
Después de evaluar diferentes alternativas, la empresa eligió Villanett ERP para centralizar su información y disponer de un sistema que pudiera acompañar sus nuevas necesidades de control conforme creciera la operación.
Resultado
La empresa destaca que disponer de la información centralizada le ha permitido tener mayor control y contar con información que le da mayor certeza para tomar decisiones tanto del día a día como a futuro. También señala como un aspecto importante el soporte técnico para resolver dudas y necesidades durante la operación.
Los resultados corresponden a la experiencia reportada por Casa Ortiz
y pueden variar según los procesos, sucursales y necesidades de cada empresa.
Luzzone
Empresa de iluminación
Situación
Luzzone buscaba mejorar el servicio a sus clientes mediante un mayor control de inventarios y una operación coordinada entre sus dos sucursales.
Implementación del ERP
Con Villanett puede consultar cotizaciones realizadas en cualquiera de las sucursales y buscar información de productos desde el sistema. La empresa también destaca que el software resulta sencillo de aprender para personal de nuevo ingreso.
Resultado
Luzzone reporta un mejor control de inventarios y una atención más rápida y eficaz a sus clientes, además de poder consultar información entre sucursales.
Los resultados corresponden a la experiencia reportada por Luzzone
y pueden variar según los procesos, inventarios, sucursales y forma de trabajo
de cada empresa.
Villanett ERP para comercializadoras y distribuidoras en México
Villanett ERP permite a empresas comercializadoras y distribuidoras integrar ventas, compras, inventarios, clientes, facturación, finanzas y otras áreas de la empresa en una sola plataforma.
Al centralizar la información, las diferentes áreas de la empresa pueden trabajar con los mismos datos y consultar información actualizada sobre productos, clientes, proveedores y operaciones.
Para una comercializadora, integrar los procesos permite conectar el flujo de la operación desde la compra de mercancía al proveedor hasta la venta, facturación y cobranza al cliente.
Preguntas frecuentes
- 1. ¿Cómo ayuda un ERP a mejorar la administración de una empresa comercializadora o distribuidora?
Un ERP para comercializadoras y distribuidoras permite integrar en una sola plataforma ventas, compras, inventarios, facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Al compartir información entre las diferentes áreas, se reducen capturas duplicadas y se facilita el seguimiento de las operaciones. Además, los reportes e indicadores permiten consultar información actualizada para apoyar la toma de decisiones.
- 2. ¿Cómo ayuda un ERP a reducir faltantes y exceso de inventario?
Un ERP permite consultar existencias, movimientos y niveles de inventario para contar con mayor información al momento de realizar compras. El análisis de estos datos puede ayudar a identificar necesidades de abastecimiento y productos con poco movimiento, facilitando una mejor planeación del inventario.
- 3. ¿Es posible administrar varios almacenes o sucursales con el mismo ERP?
Sí. Un ERP con funciones multisucursal y multialmacén permite consultar existencias por ubicación, registrar movimientos y traspasos entre almacenes y obtener información individual o consolidada de las diferentes sucursales de la empresa.
- 4. ¿El ERP facilita el control de compras a proveedores?
Sí. Un ERP puede ayudar a dar seguimiento al proceso de compras mediante información de proveedores, solicitudes, órdenes de compra, recepción de mercancía y cuentas por pagar. Esto permite mantener la información de abastecimiento relacionada con los inventarios y las obligaciones de pago a proveedores.
- 5. ¿Cómo puede un ERP ayudar a mejorar la rentabilidad de una comercializadora o distribuidora?
El ERP puede proporcionar información sobre ventas, costos, inventarios, clientes y resultados de la empresa. Estos datos permiten analizar el desempeño de la operación e identificar oportunidades para mejorar compras, ventas, inventarios y otros procesos. El impacto en la rentabilidad dependerá de las decisiones y acciones que realice cada empresa a partir de esa información.
- 6. ¿El ERP permite dar seguimiento a pedidos pendientes y entregas?
Dependiendo de las funciones del sistema, un ERP puede permitir consultar pedidos, mercancía pendiente de surtir y documentos relacionados con la venta. Al compartir información entre ventas, almacén y facturación, se facilita el seguimiento de cada operación y la coordinación entre las áreas involucradas.
- 7. ¿Qué beneficios ofrece un ERP para comercializadoras y distribuidoras en crecimiento?
A medida que una empresa comercializadora o distribuidora crece, aumenta la cantidad de productos, clientes, proveedores, usuarios y operaciones que debe administrar. Un ERP permite centralizar la información, estandarizar procesos y facilitar el control de nuevas sucursales o almacenes conforme aumenta la complejidad de la operación.
- 8. ¿Cómo elegir un ERP para una comercializadora o distribuidora?
Al elegir un ERP para una comercializadora o distribuidora conviene evaluar que permita integrar ventas, compras, inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. También es importante revisar el control de almacenes y sucursales, los reportes disponibles, la capacidad de adaptación al crecimiento, el proceso de implementación, la capacitación y el soporte ofrecido por el proveedor.
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Integra y controla las operaciones de tu comercializadora
Con Villanett ERP puedes integrar ventas, inventarios, compras, clientes, facturación, cobranza y contabilidad para mantener la información de tu comercializadora centralizada en un solo sistema.