Software ERP para constructoras: controla obras, costos y presupuestos

Las empresas constructoras necesitan controlar costos, presupuestos, compras, materiales, avances y recursos en una o varias obras. Un software ERP para constructoras permite integrar esta información en un solo sistema para facilitar el seguimiento de los proyectos y disponer de información para la toma de decisiones.

Cuando la información de las obras se administra con hojas de cálculo o sistemas separados, resulta más difícil relacionar presupuestos, costos, compras, materiales y avances. Un ERP permite centralizar estos procesos y mantener la información de cada proyecto integrada con las demás áreas de la empresa.

¿Qué es un ERP para constructoras?

Un sistema ERP para constructoras es un software que permite integrar y controlar la información relacionada con las obras y proyectos de construcción, conectando presupuestos, compras, materiales, proveedores, costos, avances y finanzas en una sola plataforma.

Además de administrar los procesos generales de la empresa, un ERP con funciones para constructoras permite organizar la información de cada obra de manera independiente y relacionarla con las demás áreas de la empresa.

Dependiendo de las funciones del sistema, una constructora puede dar seguimiento a información como:

• Costos registrados y presupuestados por obra
• Avances de los proyectos
• Materiales y recursos utilizados
• Compras y proveedores
• Información financiera relacionada con cada proyecto

Problemas que un ERP ayuda a resolver en una constructora

Cuando la información de las obras se administra en hojas de cálculo, documentos o sistemas separados, puede resultar difícil mantener el control de costos, presupuestos, compras, materiales y avances. Un ERP ayuda a centralizar esta información y facilita el seguimiento de cada proyecto.

1. Falta de control de costos por obra Cuando los costos se registran de forma separada, resulta más difícil conocer cuánto se ha gastado en cada obra y comparar esta información con el presupuesto.
2. Dificultad para identificar desviaciones del presupuesto Sin información integrada puede ser más difícil comparar los costos registrados con lo presupuestado e identificar variaciones durante el desarrollo de la obra.
3. Compras sin información centralizada Cuando las compras de diferentes obras se administran por separado, resulta más difícil consultar solicitudes, proveedores, materiales adquiridos y costos relacionados con cada proyecto.
4. Falta de control de materiales La información separada dificulta conocer los materiales disponibles, sus movimientos y los consumos relacionados con cada obra o almacén.
5. Dificultad para dar seguimiento al avance de las obras Cuando la información del proyecto no está centralizada, puede resultar más complicado consultar avances, actividades pendientes y su relación con los costos y recursos utilizados.
6. Falta de coordinación entre áreas Producción de obra, compras, almacenes y administración pueden trabajar con información diferente cuando sus procesos no se encuentran integrados.
7. Dificultad para controlar la información financiera por obra Sin información integrada puede ser más difícil relacionar ingresos, egresos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros movimientos financieros con cada proyecto.

Principales funciones de un ERP para constructoras

1. Control de presupuestos de obra

Con este proceso la constructora planifica, monitorea y controla los costos de un proyecto, comparando constantemente lo presupuestado vs lo ejecutado. El presupuesto de la obra es un detalle del costo total del proyecto dividido en partidas.

Cómo funciona el control de presupuesto:

1. Creación del presupuesto

Antes de iniciar la obra, se construye el presupuesto detallado por partidas. Aquí se definen cantidades, costos unitarios y el costo total estimado del proyecto.

2. Asignación por obra

El presupuesto se vincula a una obra específica dentro del sistema. Esto permite que todos los gastos se registren contra ese proyecto.

3. Registro de costos reales

Durante la ejecución, se registran: compras de materiales, pagos de mano de obra y gastos operativos.

4. Comparación presupuesto vs real

El sistema compara constantemente: lo planeado vs lo gastado

5. Análisis de variaciones

Si una partida se sale del presupuesto se investiga la causa y se toman acciones

6. Ajustes y control continuo

El presupuesto no es estático. Se puede ajustar según cambios en el proyecto, manteniendo control en todo momento.

Ejemplo sencillo de este control:

• Presupuesto Inicial: $1,000,000 conformado por:
• Materiales: $500,000
• Mano de obra: $300,000
• Otros: $200,000
• Ejecución: $1,100,000 conformado por:
• Materiales: $600,000
• Mano de obra: $280,000
• Otros: $220,000
• Desviación: $100,000

2. Planeación y seguimiento de proyectos

La planeación y el seguimiento de proyectos permiten organizar las actividades de una obra y consultar información sobre tiempos, costos, recursos y avances.

Para esto se ejecuta una planeación y seguimiento del proyecto:

Planeación del proyecto Se construye el plan de la obra	Seguimiento del proyecto Es el control durante la ejecución
1. Definición de actividades Se descompone el proyecto en tareas: cimentación, estructura, acabados, instalaciones	1. Registro de avance real Se mide cuánto se ha completado % de avance físico y actividades terminadas
2. Secuencia de actividades Se define la secuencia de qué va primero y qué después	2. Comparación plan vs real Se compara lo planeado versus lo ejecutado
3. Estimación de tiempos Se asigna duración a cada actividad	3. Identificación de desviaciones Se detectan retrasos, falta de recursos y problemas en la obra
4. Asignación de recursos Se define: personal, maquinaria, materiales	4. Toma de decisiones Se ajusta el plan para reasignar recursos, cambiar prioridades y acelerar actividades
5. Creación del cronograma Se arma un calendario completo tipo diagrama de Gantt	5. Control continuo El seguimiento es constante hasta terminar la obra

3. Compras y abastecimiento de materiales

Aquí la constructora planifica, adquiere y asegura la disponibilidad de los insumos necesarios para la obra, ya que si faltan materiales la obra se detiene.

Cómo funciona dentro del ERP:

1. Detección de necesidades

A partir del presupuesto y el cronograma, se identifican los materiales requeridos (cemento, acero, acabados, etc.). El sistema o el responsable de obra determina cantidades y fechas necesarias.

2. Solicitud de materiales

El residente o encargado genera una solicitud indicando qué material se necesita, cuánto y para cuándo. Esto formaliza la necesidad y permite control.

3. Cotización de proveedores

Se solicitan precios y condiciones a diferentes proveedores. Se comparan costos, tiempos de entrega y calidad.

4. Generación de orden de compra

Se elige al proveedor y se emite la orden de compra con cantidades, precios, fechas y condiciones. Es el compromiso formal.

5. Entrega en obra

El proveedor entrega los materiales directamente en el sitio de construcción o en almacén y se actualiza el inventario de la obra

6. Consumo en obra

Los materiales se utilizan en la ejecución y se registran contra partidas o actividades del proyecto.

Infografía sobre el flujo de compras y abastecimiento de materiales:

4. Control de inventarios por obra o almacén

En este punto se administra y supervisa los materiales según su ubicación física ya sea en Obras o Almacenes. Esto facilita consultar las existencias y movimientos de materiales según la ubicación en la que se administren.

Inventario por obra

Es el control de materiales directamente en el sitio de construcción e implica:

• Saber qué materiales hay en cada obra
• Controlar entradas (compras)
• Registrar consumos en actividades
• Detectar mermas o pérdidas

Inventario por almacén

Es el control de materiales en un almacén central o bodega e implica:

• Recepción de materiales y almacenamiento organizado
• Control de salidas hacia obras
• Traspasos entre almacenes

5. Gestión de subcontratos

La gestión de subcontratos es el proceso mediante el cual una constructora contrata, administra y controla a terceros (subcontratistas) que ejecutan partes específicas de una obra, como electricidad, acabados, estructura, instalaciones, etc

Este proceso es clave porque gran parte del trabajo en construcción no lo hace directamente la empresa, sino proveedores especializados y para llevarlo a cabo se pueden seguir estos pasos:

1. Definición del alcance

Se define qué parte de la obra se subcontratará

2. Selección del subcontratista

Se evalúan profesionales según sus habilidades: experiencia, precio, tiempo de entrega, calidad

3. Firma de contrato

Se formaliza el acuerdo con el profesional según: precio, alcance, fechas, condiciones de pago

4. Ejecución del trabajo

El subcontratista realiza las actividades en obra según lo acordado

5. Control de avance

Se mide cuánto ha avanzado el trabajo % de avance y entregables completados

6. Validación

El responsable de obra verifica la calidad y cumplimiento de lo entregado

7. Pago por avance

Se paga al subcontratista según el avance aprobado

6. Finanzas integradas al proyecto

Todos los movimientos financieros de una obra (costos, ingresos, pagos y cobros) están directamente vinculados al proyecto dentro del ERP, no se manejan por separado, se controlan desde la obra misma.

En construcción, cada obra es un negocio independiente, por tanto se controlan las finanzas de cada obra por separado teniendo en cuenta:

1. Presupuesto financiero. Se define cuánto se espera gastar e ingresar en la obra
2. Registro de costos reales. Cada gasto se asigna al proyecto para acumular al costo total
3. Control de ingresos. Se registran los pagos del cliente según avance o contrato
4. Flujo de efectivo del proyecto. Se analizan entradas y salidas para asegurar liquidez
5. Comparación presupuesto vs real. Se mide lo planeado contra lo ejecutado
6. Análisis de rentabilidad. Determina si la obra fue rentable por la diferencia de ingresos - costos

Ejemplo práctico de este control:

• Proyecto:
• Ingreso esperado: $2,000,000
• Costo estimado: $1,500,000
• Utilidad esperada: $500,000
• Durante la obra:
• Costos reales: $1,800,000
• Utilidad real: $200,000
• Resultado: Pérdida de $300,000

Beneficios de implementar un ERP en construcción

Un ERP permite integrar la información administrativa y operativa de una constructora, facilitando el control y seguimiento de las obras y de las diferentes áreas de la empresa.

1. Mayor control de costos

Facilita el seguimiento de los costos relacionados con cada obra y su comparación con los presupuestos.

2. Mejor seguimiento de tiempos

La información de los proyectos facilita el seguimiento de actividades, avances y tiempos establecidos para cada obra.

3. Mayor visibilidad de la operación

Centraliza información de obras, costos, compras, inventarios y finanzas para facilitar su consulta y seguimiento.

4. Control de materiales

Permite administrar existencias y movimientos de materiales relacionados con la operación de la constructora.

5. Mejor control de compras

Integra compras, proveedores, materiales e inventarios para facilitar el seguimiento del abastecimiento.

6. Control de subcontratos

Permite organizar y dar seguimiento a la información relacionada con los subcontratistas y los servicios contratados para las obras.

7. Mayor control financiero

Facilita el seguimiento de ingresos, egresos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros movimientos financieros.

8. Mayor información para analizar resultados

La integración de costos, ingresos y otra información de los proyectos facilita el análisis de sus resultados.

9. Integración de las áreas de la empresa

Centraliza información de obras, compras, inventarios, ventas, facturación, finanzas y otras áreas en un mismo sistema.

10. Capacidad para acompañar el crecimiento

Un ERP integrado facilita administrar un mayor volumen de información, operaciones y proyectos conforme crece la empresa.

Reportes e información para el control de obras

La información integrada de una constructora permite analizar diferentes aspectos de sus obras y de la operación general de la empresa. Dependiendo de las funciones y configuración del ERP, se puede disponer de información para dar seguimiento a costos, presupuestos, materiales, finanzas y resultados.

1. Costos y resultados por obra	Permite analizar los costos e información financiera relacionados con cada proyecto. Ayuda a responder: ¿Cuáles son los costos y resultados de esta obra?
2. Presupuesto vs costos registrados	Facilita la comparación entre los importes presupuestados y los costos registrados durante la obra. Ayuda a responder: ¿Existen diferencias entre lo presupuestado y lo registrado?
3. Seguimiento de las obras	Permite consultar información relacionada con la situación y desarrollo de los diferentes proyectos. Ayuda a responder: ¿Cuál es la situación de cada obra?
4. Información financiera	Facilita el seguimiento de ingresos, egresos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar relacionados con la operación. Ayuda a responder: ¿Cuál es la situación financiera de la empresa y sus proyectos?
5. Movimientos y existencias de materiales	Permite consultar existencias, entradas, salidas y otros movimientos de los materiales administrados en el sistema. Ayuda a responder: ¿Qué materiales están disponibles y qué movimientos se han registrado?
6. Compras y proveedores	Permite consultar información de compras, proveedores, materiales adquiridos y costos relacionados. Ayuda a responder: ¿Qué se ha comprado, a qué proveedores y por qué importe?
7. Información general de la empresa	Integra información de diferentes áreas para facilitar el análisis de la operación de la constructora. Ayuda a responder: ¿Cómo se encuentra la operación general de la empresa?

¿Qué empresas necesitan un ERP para constructoras?

Un ERP puede ser especialmente útil para empresas que administran obras o proyectos de construcción y necesitan integrar información de costos, presupuestos, compras, materiales, proveedores y finanzas para mantener un mayor control de su operación.

1. Constructoras que administran varias obras	Empresas que necesitan organizar y consultar la información de diferentes proyectos dentro de un mismo sistema.
2. Empresas que necesitan mayor control de costos y presupuestos	Constructoras que requieren relacionar los costos de sus proyectos con los presupuestos establecidos para facilitar su seguimiento.
3. Constructoras con un alto volumen de compras y materiales	Empresas que realizan compras frecuentes y necesitan integrar proveedores, materiales, inventarios y costos con su operación.
4. Empresas con información en hojas de cálculo o sistemas separados	Constructoras que administran presupuestos, compras, inventarios, finanzas u otros procesos en diferentes herramientas y necesitan centralizar su información.
5. Constructoras que necesitan integrar sus áreas	Empresas que buscan relacionar la información de obras, compras, almacenes, administración, facturación, finanzas y contabilidad.
6. Empresas constructoras en crecimiento	Constructoras que están aumentando su número de proyectos, operaciones o usuarios y necesitan mantener la información integrada conforme crece la empresa.

¿Cómo elegir un ERP para una constructora?

Para elegir un ERP para una constructora es importante evaluar tanto las funciones administrativas del sistema como su capacidad para integrar la información relacionada con obras, presupuestos, costos, compras, materiales y finanzas. El sistema debe adaptarse a la forma en que la empresa administra sus proyectos y operaciones.

1. Control de información por obra o proyecto

Evalúa si el ERP permite organizar y consultar la información relacionada con cada obra, facilitando el seguimiento de sus operaciones y costos.

2. Control de costos y presupuestos

Revisa cómo el sistema permite registrar costos y relacionarlos con los presupuestos para facilitar el análisis de cada proyecto.

3. Integración de compras, materiales e inventarios

El ERP debe permitir relacionar las compras y proveedores con los materiales e inventarios utilizados en la operación de la empresa.

4. Integración con las áreas administrativas y financieras

Conviene evaluar la integración de las obras y operaciones con ventas, facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, contabilidad y otras áreas de la empresa.

5. Reportes e información para la toma de decisiones

Revisa qué información y reportes ofrece el sistema para consultar costos, presupuestos, compras, inventarios, finanzas y otros datos necesarios para administrar la empresa.

6. Capacidad para adaptarse al crecimiento

Considera si el ERP puede acompañar el crecimiento de la constructora cuando aumenten sus proyectos, operaciones, usuarios o necesidades de información.

7. Implementación, capacitación y soporte

Además de las funciones del sistema, evalúa cómo se realiza la implementación, qué capacitación reciben los usuarios y qué tipo de soporte estará disponible después de comenzar a utilizarlo.

Antes de tomar una decisión, solicita una demostración y revisa con el proveedor cómo se administrarían en el ERP procesos similares a los que realiza actualmente tu constructora.

Villanett ERP para empresas constructoras en México

Villanett ERP es un software ERP que permite integrar la administración de proyectos y obras con compras, inventarios, ventas, facturación, finanzas, contabilidad y otras áreas de la empresa en una sola plataforma.

Al centralizar la información, las empresas constructoras pueden relacionar costos, presupuestos, materiales, proveedores y movimientos financieros con los procesos administrativos de la empresa.

Esta integración facilita el seguimiento de la operación y permite consultar información de diferentes áreas desde un mismo sistema para apoyar el control de las obras y la toma de decisiones.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo ayuda un ERP a controlar los proyectos de construcción?  Un ERP para constructoras permite integrar información de presupuestos, compras, materiales, costos, finanzas y otros procesos relacionados con las obras. Esto facilita el seguimiento de cada proyecto y permite consultar información centralizada para apoyar la coordinación y la toma de decisiones. 2. ¿Es posible administrar varias obras al mismo tiempo?  Sí, siempre que el ERP cuente con funciones para administrar proyectos u obras de forma independiente. Esto permite organizar y consultar la información correspondiente a diferentes proyectos dentro del mismo sistema y mantener una visión general de la operación. 3. ¿Cómo ayuda un ERP a controlar los costos de una obra?  Un ERP puede relacionar los costos registrados con cada obra o proyecto, incluyendo compras, materiales, gastos y otros conceptos según la configuración del sistema. Esta información facilita comparar los costos con los presupuestos e identificar variaciones durante el desarrollo del proyecto. 4. ¿El ERP permite administrar presupuestos de construcción?  Sí, cuando el ERP cuenta con funciones para administrar presupuestos por obra. Esto permite registrar importes presupuestados y compararlos con los costos registrados durante el proyecto para facilitar el seguimiento de las variaciones. 5. ¿Cómo ayuda el ERP a controlar los materiales utilizados en cada proyecto?  Un ERP puede registrar entradas, salidas, existencias y otros movimientos de materiales. Cuando esta información se relaciona con las obras o proyectos, facilita conocer los materiales disponibles y dar seguimiento a los movimientos registrados durante la operación. 6. ¿El ERP facilita la administración de compras y proveedores?  Sí. Un ERP permite administrar información de proveedores, órdenes de compra, recepción de materiales, cuentas por pagar y otros procesos relacionados con el abastecimiento. Esto ayuda a mantener integrada la información de compras con inventarios, costos y finanzas. 7. ¿Qué información puede consultar una constructora con un ERP?  Dependiendo de las funciones y configuración del ERP, una constructora puede consultar información sobre costos, presupuestos, compras, proveedores, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros aspectos de la operación. Esta información puede utilizarse para analizar la situación de los proyectos y de la empresa. 8. ¿Cómo elegir un software ERP para una empresa constructora?  Al elegir un software ERP para una constructora conviene evaluar las funciones para administrar obras o proyectos, presupuestos, costos, compras, proveedores, materiales e inventarios. También es importante revisar la integración con facturación, finanzas y contabilidad, además del proceso de implementación, la capacitación, el soporte y la capacidad del sistema para adaptarse al crecimiento de la empresa.