Hoy en día, la contabilidad en la nube se ha convertido en una solución recomendada para la administración financiera de las empresas tanto pequeñas, medianas como grandes.
En este contexto, cada vez más empresas están adoptando la contabilidad en la nube como parte de su transformación digital, garantizando mayor productividad y cumplimiento normativo en un entorno altamente competitivo.
Tabla de Contenidos
¿Qué es la Contabilidad en la Nube?
La contabilidad en la nube es un modelo de gestión contable donde los datos y procesos se almacenan y procesan en servidores remotos accesibles a través de Internet, en lugar de utilizar programas instalados en computadoras locales.
Este tipo de contabilidad permite a todas las personas y empresas gestionar sus finanzas en tiempo real, desde cualquier lugar y dispositivo, garantizando seguridad, automatización y acceso colaborativo.
¿Qué significa "La Nube"?
"La Nube" es una metáfora tecnológica que se refiere al uso de servidores que se pueden acceder por Internet para almacenar, gestionar y procesar datos, en lugar de depender de infraestructura local, como discos duros o servidores propios. Básicamente, en lugar de guardar archivos o ejecutar programas desde tu computadora, los datos se alojan en servidores externos que pueden ser accedidos desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
Como plantea Microsoft Azure, La Nube no es una entidad física, sino es una infraestructura gigantesca de servidores interconectados globalmente entre sí y que se pueden acceder por Internet.
¿Cómo trabajar con la información de la nube?
A continuación vamos a resumir los pasos que necesitas seguir para trabajar con la información en La Nube:
- Conexión a Internet
Primero que todo, para trabajar con la Nube, necesitamos una conexión a Internet estable.
- Contratar un Servicio en la Nube
Debes de registrarte o contratar un servicio contable que te da acceso un proveedor, por ejemplo contratar un software contable en la nube
- Acceder al Servicio
Accederás con tu navegador web (ya sea Chrome, Firefox, Edge, Opera u otro) a la dirección web que te proporciona el proveedor, por ejemplo la página del software contable
- Sube y Maneja la Información
Toda información o dato que generes o subas se guardará en la Nube, no se guarda en tu computadora. Puedes agregar, modificar, borrar datos, consultar reportes, todo como lo haces con un software tradicional
- Continúa Trabajando
Puedes dejar de trabajar y acceder otro día con la confianza que toda la información sigue ahí y puedes accederla desde cualquier lugar y a cualquier hora
Ventajas de la Contabilidad en la Nube
1. Fácil Acceso
Permite acceder a la contabilidad de la empresa desde cualquier dispositivo por Internet.
- No dependes de una computadora. Como los datos están en la nube, no dependes de una computadora para trabajar, puedes acceder de diferentes dispositivos incluidos PC, Tablet, Celular, etc.
- Pocos requisitos. Sólo necesitas una conexión a Internet para acceder a la información.
- No necesitas estar en la oficina. Puedes acceder a la información por Internet desde tu casa, desde otra localidad, si viajas, etc
2. Trabajo en Equipo
Varios miembros del equipo pueden acceder a la información al mismo tiempo.
- Contabilidad Centralizada. La contabilidad de la empresa está en un solo lugar centralizada.
- Acceso Multiusuario. Varias personas pueden acceder al mismo tiempo o a diferentes partes de la contabilidad sin provocar errores.
- Control de Acceso. Cada usuario podrá acceder a los permisos que le están permitidos
3. Actualizaciones y Mantenimiento
El proveedor del servicio en la nube te garantiza que todo funciona bien en la aplicación.
- Actualizaciones Incluidas. Se aplican las actualizaciones que se necesiten de forma transparante para el usuario.
- Mantenimiento Preventivo. El proveedor realiza tareas de mantenimiento en la aplicación para garantizar el buen rendimiento de la misma.
El proveedor realiza tareas de respaldo de información periódicamente.
- Respaldos programados. Se realizan respaldos de información en la Nube.
- Descarga de información. El usuario puede descargar su información en el momento que quiera y en diferentes formatos.
5. Reducción de Costos
El uso de la Nube implica una reducción considerable de costos de tecnología, sólo necesitas Internet.
- No te preocupas por la tecnología. No requiere invertir en servidores o grandes computadoras ni tampoco gastar en mantenimiento de software.
- Los pagos recurrentes son económicos. Modelos de pago flexibles (suscripción mensual o anual).
6. Cumplimiento Fiscal
El proveedor garantiza que el sistema se mantenga actualizado con las últimas reformas fiscales.
- Actualización contable y fiscal. Se adapta a normativas contables y fiscales actualizadas.
- Consulta de reportes. Generación de reportes para auditorías y declaraciones de impuestos.
Desventajas de la Contabilidad en la Nube
Aunque la contabilidad en la nube ofrece múltiples beneficios, también presenta algunos desafíos y limitaciones que las empresas deben considerar antes de su implementación. A continuación, se presentan sus principales desventajas para tomarlas en cuenta:
1. Dependencia de Internet
Si hay fallas en la conexión a Internet, no se puede trabajar en tiempo real.
Solución: Tener dos o más conexiones a la red Internet con diferentes proveedores
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2. Costos de Suscripción a Largo Plazo
Los pagos recurrentes pueden volverse costosos en comparación con una licencia perpetua de software tradicional.
Solución: Calcular cuál es el costo anual que tendría el software para validar que no sea una carga
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3. Dependencia del Proveedor
Si el proveedor cierra o cambia su política de precios, puede afectar la operatividad del negocio.
Solución: Verifica que el proveedor sea confiable con buena reputación, trayectoria y comentarios en Internet
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4. Cumplimiento fiscal
Dependiendo del proveedor y la ubicación de los servidores, puede haber desafíos para cumplir con ciertas leyes de privacidad o normativas fiscales locales.
Solución: Asegurarse que el software cumple con lo requerido fiscalmente y que se mantendrá actualizado en un futuro
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Mitos de la Contabilidad en la Nube
La contabilidad en la nube ha ganado popularidad por sus múltiples beneficios, pero aún existen falsas creencias o mitos que generan dudas en algunas empresas. A continuación, desmentimos los más comunes:
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Mito 1: La información no es segura en la nube
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Los sistemas de contabilidad en la nube suelen ser más seguros que muchos sistemas locales, ya que implementan protocolos de cifrado, copias de seguridad automáticas, autenticación de dos factores y monitoreo constante.
Recomendación: Asegurarse de contratar un proveedor de servicio en la nube confiable y con buena reputación.
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Mito 2: Solo es útil para grandes empresas
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Actualmente la nube es altamente escalable, por lo que es ideal tanto para grandes compañías como para pymes, emprendedores y contadores independientes, gracias a sus planes flexibles y de bajo costo. Muchas Pymes y emprendedores actualmente prefieren servicios en la nube por su sencillez y las comodidades que encuentran con ello.
Recomendación: Comenzar con un plan sencillo y luego ampliarlo sólamente cuando sea necesario.
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Mito 3: Es difícil de usar
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Los sistemas modernos están diseñados para ser intuitivos y fáciles de aprender. Además, la mayoría de los proveedores ofrecen tutoriales, soporte técnico y capacitaciones para usuarios nuevos.
Recomendación: Analizar cada sistema en la nube y probarlo con una versión gratuita para ver cuán fácil es de usarlo.
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Mito 4: Mi información estará pública para cualquiera
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Los datos que se guardan en la nube están protegidos mediante los permisos que tiene cada usuario y reglas de privacidad que se utilizan en conjunto con el cifrado de datos. Solo las personas autorizadas pueden acceder a la información, y tú decides quién ve qué.
Recomendación: Crear perfiles de usuario y darle acceso a lo que cada contador sólamente puede acceder y proteger muy bien las contraseñas.
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Mito 5: Es costoso
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Aunque se paga una suscripción periódica, se eliminan los gastos de infraestructura, mantenimiento, servidores, y actualizaciones, lo que a la larga puede representar un ahorro significativo.
Recomendación: No se debe analizar sólamente el precio que se paga por el servicio, sino también cuánto ahorro nos repercute tener la información en la nube y sólamente requerir Internet para acceder en lugar de servidores y especialistas en tecnología que monitoreen el sistema.
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Para la migración de la información contable a la nube se necesita planificar bien el proceso para garantizar la seguridad de la información y la integridad de los datos. Esta transición permite acceder a los datos en tiempo real, mejorar la seguridad y optimizar procesos. Aquí tienes los pasos principales para realizarlo:
- Estimar las necesidades tecnológicas
Antes de migrar, es fundamental definir el tipo de información que se va a trasladar y qué funciones o procesos debe tener el nuevo software.
- ¿Qué software usas actualmente?
- ¿Qué procesos quieren mejorar, agregar o cambiar?
- ¿Cuántos usuarios utilizarán el sistema?
- Elegir el software contable más apropiado
Revisar todas las opciones de softwares y evaluar a los proveedores según:
- Reputación del proveedor
- Opiniones o recomendaciones de sus clientes (ya sean clientes reales o reseñas publicadas en Internet)
- Cómo es el soporte técnico y actualizaciones
- Qué el software cumpla con las regulaciones fiscales
- Respaldar la información
Antes de la migración, hay que realizar un respaldo completo de tu información contable:
- Catálogo de cuentas
- Pólizas contables
- Documentos relacionados a las pólizas contables
- Reportes financieros, balance general, estado de resultados, balanza de comprobación, etc
- Organizar y limpiar los datos
Revisar la información que se va a migrar para evitar duplicidad y errores:
- Borrar registros duplicados o innecesarios
- Verificar saldos iniciales en fechas determinadas
- Organiza los datos en categorías (ingresos, gastos, clientes, proveedores) para una mejor gestión en la nube.
- Configurar el software contable
Personalizar el sistema contable en la nube antes de realizar la migración teniendo en cuenta:
- Datos de la empresa, sucursales, RFC, datos fiscales, tasas de impuestos
- Parametrizar los campos del sistema según cómo se vaya a utilizar en la empresa
- Habilitar catálogos de datos que se utilizarán en la contabilidad
- Migrar la información
Subir los datos que ya se había preparado para el sistema en la nube y usar:
- Formatos en Excel o CSV que son los más comunes para la migración
- Verificar la cantidad de registros que deben importarse de cada tipo y luego verificar que se subieron correctamente
- Comprobar balances y estados financieros del sistema anterior con el actual para comprobar todo esté bien
- Contactar al soporte técnico del proveedor en caso de cualquier duda o encontrar errores
- Capacitar al personal
Todo el personal involucrado debe recibir una capacitación para aprender cómo usar el software nuevo:
- Capacitar a los usuarios del sistema cada quien en las funciones que requiera
- Aprender a través de guías, manuales, tutoriales que tenga el proveedor del software contable
- Promueve el trabajo en equipo para que los usuarios reporten y reciban información de otras áreas
Con estos pasos, puedes garantizar una transición fluida y aprovechar todas las ventajas de la contabilidad en la nube.
Ejemplos de sistemas contables en la nube
En la actualidad ya existen muchos sistemas contables en la nube, los cuales todos por lo general permiten llevar la contabilidad de una o varias empresas en línea y tienen todo lo necesario desde el catálogo de cuentas hasta los reportes financieros.
Los sistemas en la nube de forma general son de dos tipos según el tipo de acceso: 1. Los que tienen un mismo acceso para todos los clientes, 2. Los que tienen un acceso diferente por cada cliente, de forma tal que:
- Nube con un mismo acceso para todos los clientes:
Ventajas: Se controla mejor el acceso de los clientes en un único punto de entrada y las actualizaciones del software son más fáciles
Desventajas: Si un cliente satura la red, desestabiliza el acceso para todo el resto de los clientes y cada empresa o cliente no tiene una base de datos propia
- Nube con un acceso diferente por cada cliente:
Ventajas: Cada cliente tiene su propia base de datos y una saturación en el sistema de un cliente no afecta a los otros clientes
Desventajas: El proveedor demora más en las actualizaciones y el control de cada cliente
A continuación vamos a poner un ejemplo de los sistemas contables en la nube más populares en México:
Contpaqi
Contpaq es una empresa mexicana de Jalisco creada desde hace 30 años y que ofrecen un software contable y de nóminas muy popular por muchos contadores que gustan de tener un sistema tradicional de escritorio.
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Recientemente la empresa entendió la importancia de migrar su sistema a la nube y ahora ofrecen el sistema Contpaqi Contabiliza para automatizar los procesos contables en línea
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Acceso a la Nube de Contpaqi: Un acceso único en la Nube para todos los clientes
Aspel
Aspel es una empresa mexicana de la Ciudad de México creada desde hace 40 años y que ofrecen un software administrativo y contable enfocado en las empresas mexicanas.
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Si bien su principal producto es un software administrativo empresarial en escritorio, la empresa ha liberado una versión en la nube llamada Aspel Siigo para llevar a Internet los procedimientos que ya tenían implementados.
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Acceso a la Nube de Aspel/Siigo: Un acceso único en la Nube para todos los clientes
Odoo
Odoo es un software integral de código abierto creado por una empresa Belga y distribuido alrededor del mundo. Este sistema por ser software libre cualquier empresa puede implementarlo, acceder a sus módulos y modificar sus funciones.
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Este es un sistema implementado para la nube y se compone de muchos módulos como Contabilidad, CRM, Compras, Inventario, Ventas, etc. Al ser un software globalizado, su limitante es que está poco tropicalizado para cada país, o sea para México por ejemplo no cumple con todas las regulaciones fiscales, sino sólamente con las básicas.
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Acceso a la Nube de Odoo: También ofrece un acceso común en la Nube para todos sus clientes
Alegra
Alegra es un sistema contable y de facturación en línea creado originalmente en Colombia y luego ofrecido también en varios países de América Latina. Este sistema se enfoca en gestionar el proceso de facturación y contable de la mejor forma para los nuevos negocios y Pymes
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Este es un sistema dirigido para los nuevos negocios, emprendedores y empresas pequeñas para hacerle fácil su proceso de ventas y contabilidad con un sistema en línea. Incluye manuales prácticos y guías para explicar sus procesos, aunque para el caso de empresas medianas o grandes no es la mejor opción porque le faltarían muchas funciones.
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Acceso a la Nube de Alegra: Un acceso único en la Nube para todos los clientes
Villanett
Villanett es una empresa mexicana de Jalisco enfocada en soluciones en la nube que ofrece un sistema ERP en línea para las empresas mexicanas
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Este sistema se creó desde el inicio para funcionar sobre Internet y dar la opción a las empresas que controlaran su negocio en la Nube. Cuenta con varios módulos como Ventas, Facturación, Compras, Inventario, Contabilidad, Nómina, etc en que todos se relacionan entre sí y sus clientes más habituales son Pymes a lo largo de todo México.
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Acceso a la Nube de Villanett: Cada cliente accede a su sistema independiente de la forma: miempresa.villanett.com
Comparativo de Softwares Contables en la Nube con Precios
En la siguiente tabla hacemos un resumen de estos principales softwares contables en la Nube, cada uno con su precio inicial, lo que incluye y lo que ofrece el proveedor de aprendizaje, soporte técnico y cómo es el acceso a la nube:
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Software Contable
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Precio Anual
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Qué Incluye
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Capacitación y Soporte Técnico
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Acceso Nube
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1. Contpaqi Contabiliza
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$4,390+IVA/año
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Contabilidad 1 RFC y 1 Usuario
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Se paga aparte al Distribuidor que se contrate
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Acceso único
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2. Aspel Siigo
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$3,709+IVA/año
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Contabilidad 999 RFC y 1 Usuario
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Se paga aparte al Distribuidor que se contrate
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Acceso único
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3. Odoo
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$2,160+IVA/año
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Todas las apps Odoo 1 RFC y 1 Usuario
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Se paga aparte al Distribuidor que se contrate
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Acceso único
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4. Alegra
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$5,988+IVA/año
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Contabilidad y Facturación 1 RFC y 2 Usuarios
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Capacitación por tutoriales y videos. Soporte técnico directo de Alegra por chat, email y teléfono
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Acceso único
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5. Villanett
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$2,800+IVA/año
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Contabilidad, Facturación y Nómina 50 RFC y 1 Usuario
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Capacitación por manual de usuario y videos. Soporte técnico directo de Villanett por chat, whatsapp, email y teléfono
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Acceso por Cliente
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¿Entonces, cuál tipo de software contable en la nube es mejor?
Si para la implementación del software contable prefieres que un equipo de especialistas te asesore, la mejor opción sería contratar a través de un Distribuidor (los casos de Contpaqi, Aspel y Odoo) pero hay que tener en cuenta que se incrementaría el costo por lo que cobre el distribuidor por sus servicios. Además tener en cuenta que Odoo no está actualizado con todas las reformas fiscales de México, ya que es de otro país.
Si por el contrario, eres capaz de aprender el nuevo software por tus propios medios en línea y con un contacto básico del proveedor puedes resolver tus tudas, entonces la mejor opción sería contratar directamente del proveedor en la nube (los casos de Alegra y Villanett). Además tener en cuenta que Villanett ofrece un acceso independiente por cliente a su sistema.
Funciones de un Sistema Contable 100% en la Nube
La contabilidad en la nube ha transformado la manera en que las empresas gestionan sus finanzas, ofreciendo acceso remoto, automatización y eficiencia en los procesos contables. Un sistema contable basado en la nube no solo permite registrar y organizar operaciones financieras, sino que también facilita el análisis y control en tiempo real, desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet.
A diferencia del software tradicional instalado en computadoras locales, este tipo de sistema trabaja en línea, con actualizaciones automáticas, seguridad avanzada y funcionalidades diseñadas para adaptarse a las necesidades de cada negocio. Sus herramientas permiten llevar un control detallado de ingresos, egresos, impuestos, cuentas por pagar y por cobrar, generar reportes financieros y cumplir con las obligaciones fiscales vigentes.
Ahora vamos a ver las funciones principales que un sistema contable en la nube debe tener:
1. Catálogo de Cuentas Contables
El Catálogo de Cuentas Contables es una herramienta fundamental en cualquier sistema contable, ya que actúa como la estructura organizativa sobre la cual se registran todas las operaciones financieras de una empresa.
Este catálogo es una lista ordenada y clasificada de todas las cuentas que se utilizan para registrar las transacciones contables. Su propósito es establecer un lenguaje contable claro y uniforme, permitiendo que cada movimiento económico tenga un lugar específico en la contabilidad.
El sistema contable en la nube debe permitir modificar este catálogo a las necesidades de la empresa y que incluya:
- Importar el catálogo con todas las cuentas contables desde Excel
- Exportar el catálogo a formatos estándares como Excel y PDF
- Buscar fácilmente una cuenta contable por su nombre o código
- Agregar, modificar y quitar una cuenta contable
- Cambiar las características de una cuenta contable como descripción, si es deudora o acreedora, clave de agrupación del SAT, tipo de cuenta, jerarquía de la cuenta
2. Registrar Pólizas Contables
Las pólizas contables son documentos fundamentales dentro del proceso de registro de la información financiera de una empresa. Funcionan como soportes escritos de cada operación económica que realiza una organización, garantizando que todos los movimientos queden debidamente registrados en los libros contables.
Cada vez que una empresa realiza una transacción —como una compra, venta, pago o cobro— se genera una póliza contable que describe el tipo de operación, las cuentas involucradas, los montos y la fecha, entre otros datos relevantes. Esta documentación es esencial para mantener un control preciso de las finanzas, facilitar la elaboración de reportes, y asegurar el cumplimiento de las normativas fiscales y contables.
El sistema contable en la nube debe permitir registrar las pólizas contables de la siguiente forma:
- Capturar manualmente las pólizas contables
- Marcar la póliza contable como Ingresos, Egresos o Diario con sus afectaciones en las cuentas contables
- Marcar si la póliza contable es Afectable o de Cierre de Año
- Imprimir la póliza y asociar archivos XML y PDF
- Importar y exportar las pólizas a Excel y PDF
3. Automatizar las Pólizas Contables
En los sistemas contables modernos basados en la nube, la creación de pólizas se puede automatizar, permitiendo una gestión más ágil, segura y organizada. Por ello, entender qué son y cómo se utilizan las pólizas contables es clave para una contabilidad ordenada, transparente y confiable.
La automatización de pólizas contables permite que los registros de las operaciones financieras se generen de forma automática, sin necesidad de ingresarlos manualmente. Esto agiliza los procesos contables, reduce errores humanos y mejora el control interno de la empresa.
A continuación las formas más comunes para automatizar pólizas contables:
- Integración con facturación electrónica. Significa que al momento de facturar se generan la póliza contable
- Plantillas predefinidas. Muchos sistemas permiten configurar plantillas o reglas contables para que, al registrar ciertos movimientos se generen pólizas automáticamente
- Conciliación bancaria. Al importar movimientos bancarios, el sistema puede identificar el tipo de transacción y generar la póliza que corresponde, asignando las cuentas de banco y gasto o ingreso según reglas predefinidas.
- Integración con Sistema ERP. Cuando el sistema contable está integrado con módulos como inventarios, cuentas por pagar, cuentas por cobrar o activos fijos, puede crear pólizas en automático cada vez que se realiza un movimiento en alguna de estas áreas.
- Integración a través de formatos predefinidos. Si se utilizan formatos específicos o generados en otros sistemas como Excel, se pueden importar para generar los movimientos contables.
4. Configurar Plantillas Contables
Las plantillas contables son estructuras predefinidas dentro de un sistema contable que permiten registrar automáticamente operaciones financieras comunes y repetitivas, sin tener que crear una póliza desde cero cada vez. Funcionan como una guía o formato base que ya incluye las cuentas contables involucradas, el tipo de movimiento (cargo o abono), e incluso reglas específicas para el llenado.
En los sistemas contables en la nube las plantillas contables pueden configurarse de forma personalizada y adaptarse a la estructura contable de cada empresa. Así se facilita el trabajo enormemente para los contadores y se automatizan más los procesos contables.
La configuración de plantillas contables debe permitir:
- Seleccionar una cuenta contable a afectar las operaciones
- Indicar si la operación a afectar será un Cargo o un Abono
- Seleccionar el tipo de operación que se realizará que puede ser el Total, Subtotal, IVA, IEPS, etc
- Agregar un factor a aplicar en la operación (puede ser el factor 1 para que por defecto sea el mismo valor de la operación)
- El concepto o comentario que se aplicará en esta operación
5. Utilizar Plantillas Contables
Una vez que se configuran las plantillas contables que se usarán en la empresa, se podrán utilizar en el sistema contable en cada proceso que sea necesario automatizar. Para esto previamente se debieron de definir cuáles procesos se generarán contablemente con las plantillas.
En un sistema contable en la nube también se pueden crear nuevas plantillas contables, configurarlas y luego utilizarlas cuando sea necesario.
De forma general para hacer un buen uso de las plantillas contables se deberán seguir estos pasos:
- Definir cuáles procesos contables vamos a automatizar
- Crear plantillas contables o utilizar las que ya traiga el sistema en cada caso
- Configurar las plantillas contables en función de la afectación contable que queremos realizar
- Relacionar cada proceso del sistema con una plantilla contable para que se apliquen correctamente. Ejemplo al realizar ventas, facturas, pagos de clientes, compras, movimientos bancarios, movimientos en el inventario, etc
- Revisar cómo se aplican las pólizas contables con las plantillas que hemos creado o configurado
6. Generar la DIOT
La DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros) es una obligación fiscal en México que deben cumplir los contribuyentes que realizan actividades empresariales. Esta declaración tiene como objetivo informar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre las operaciones realizadas con proveedores, detallando los pagos efectuados y el IVA retenido, trasladado o acreditable en cada caso.
La presentación de la DIOT es mensual de forma obligatoria para evitar sanciones y mantener al día las obligaciones fiscales de la empresa. En cada final de mes se debe enviar un archivo con formato DEC al SAT para reportar los movimientos con proveedores de la empresa.
Un sistema contable en la nube también debe permitir generar de forma automática este archivo DIOT, ya que los movimimientos contables están registrados en el sistema y de ahí se puede sacar el reporte.
Para generar la DIOT en el sistema contable en la nube debemos seguir estos pasos:
- Regitrar las pólizas contables de egreso
- Asociar las pólizas de egreso al proveedor correspondiente indicando sus valores de Total, Subtotal, IVA, Base, Retenciones.
- Automaticar las asociaciones de las pólizas con el catálogo de proveedores
- Comprobar el reporte de control de IVA por Proveedor para revisar los resultados
- Generar el archivo DIOT mensual para subirlo al SAT
Es importante aclarar que el archivo DIOT tiene un formato distinto ya sea si se genera para subirlo al programa DIOT de escritorio del SAT o si es para subirlo a la nueva página web del SAT para generar la DIOT. El sistema contable debe tener opciones para generar ambos tipos de archivos DIOT según lo que necesite el contador y en qué rango de fecha se trate.
Al subir el archivo DIOT a la plataforma del SAT, la página reportará si es correcto o en lo contrario el mensaje de error para corregir el archivo
En este video se explica cómo se puede generar y subir la información de la DIOT a la página del SAT:
7. Generar Contabilidad Electrónica
La Contabilidad Electrónica es una modalidad de gestión contable que implica el registro, almacenamiento y envío de información financiera en formatos digitales estandarizados, conforme a lo establecido por el SAT en México.
De esta forma los contribuyentes deben generar y enviar archivos como el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas contables, con toda la información estructurada en archivos XML. Esta información se entrega al SAT de manera periódica y obligatoria, según el régimen fiscal de cada contribuyente.
El software contable en la nube debe permitir generar los archivos de contabilidad electrónica en formatos XML que son:
- XML de Catálogo de Cuentas. Es el archivo que contiene todas las cuentas contables de la empresa organizadas por código y agrupadas según el estándar del SAT. Se envía por lo menos una vez y sólo cuando hay modificaciones del catálogo.
- XML de Balanza de Comprobación. Incluye los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas contables. Hay que enviarlo en cada mes
- XML de Pólizas del Período. Contiene el detalle de todas las transacciones registradas en el periodo: fechas, cuentas, conceptos y folios fiscales (CFDI) relacionados. Se envía sólamente si el SAT lo solicita.
- XML de Auxiliares de Cuentas. Contiene el detalle de los movimientos de pólizas contables. Se envía sólamente si el SAT lo solicita.
- XML de Auxiliares de Folios. Contiene las relaciones de las pólizas contables con los folios fiscales UUID. Se envía sólamente si el SAT lo solicita.
Se debe guardar el historial de archivos electrónicos de contabilidad para revisarlos posteriormente y en el caso que aparezca algún error hacer su validación del XML
Al subir el archivo XML a la plataforma del SAT, la página reportará si es correcto o en lo contrario el mensaje de error para corregir el archivo
8. Cierre de Año
El cierre de año contable es un proceso fundamental en la gestión financiera de una empresa. Su propósito es finalizar y resumir todas las operaciones económicas realizadas durante el ejercicio fiscal (generalmente del 1 de enero al 31 de diciembre) para obtener una imagen clara y completa de la situación financiera del negocio.
Con el cierre de año se genera una póliza de cierre para determinar los resultados del ejercicio, trasladar los saldos iniciales a las cuentas permanentes e iniciar un nuevo ciclo contable
El software contable en la nube debe tener una opción para realizar un cierre del año cuando el contador considere que ha terminado con todas las operaciones del año actual. En el cierre del año se ejecutarán los siguientes procesos:
- Cierre de cuentas de ingresos, costos y gastos del ejercicio.
- Determinación de utilidad o pérdida en la empresa
- Realizar ajustes contables según sea conveniente
- Revisar estados financieros finales del ejercicio si están acorde a la situación de la empresa
9. Reportes Financieros
Los reportes financieros son documentos clave que reflejan la situación económica y financiera de una empresa en un periodo determinado. A través de estos informes, los propietarios, directivos, inversionistas y entidades fiscales pueden conocer el rendimiento del negocio, evaluar su estabilidad y tomar decisiones fundamentadas.
Estos informes presentan de manera organizada y estandarizada información como los ingresos, gastos, activos, pasivos y capital de la empresa. Algunos de los más comunes incluyen el balance general, el estado de resultados y la balanza de comprobación.
Estos reportes son indudablemente significativos para los directores, gerentes, ejecutivos y contadores ya que les permite:
- Ver la situación actual de la empresa de forma contable y financiera
- Medir la rentabilidad del negocio.
- Identificar áreas de mejora o riesgo
- Cumplir con obligaciones fiscales
- Respaldar decisiones estratégicas o de inversión
Conclusiones
El software contable en la nube se ha convertido en una herramienta clave para las empresas modernas, ya que permite llevar una contabilidad más ágil, segura y accesible. Gracias a su capacidad para almacenar y procesar información en línea, este tipo de sistema facilita el acceso remoto a los datos financieros, optimiza procesos contables y reduce errores al automatizar tareas repetitivas. Además, su actualización constante permite cumplir con las disposiciones fiscales vigentes sin complicaciones.
Adoptar un software contable en la nube no solo representa un avance tecnológico, sino también una decisión estratégica que impulsa la eficiencia operativa y mejora la toma de decisiones en tiempo real. Su flexibilidad, escalabilidad y nivel de seguridad lo convierten en una solución ideal tanto para pequeñas como para grandes empresas que buscan adaptarse a un entorno empresarial cada vez más digital y competitivo.