En México, las facturas electrónicas o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) son elementos esenciales dentro del sistema fiscal y contable. No solo representan un comprobante legal de una transacción comercial, sino que también son el principal medio para registrar ingresos, gastos y cumplir con las obligaciones tributarias ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria).
Tabla de Contenidos
¿Qué son los CFDI?
Los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) son facturas electrónicas utilizadas en México para documentar legalmente las transacciones comerciales y fiscales entre personas físicas y morales. Son el único tipo de comprobante fiscal válido ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y constituyen una parte clave del sistema tributario mexicano.
Cada CFDI se elabora en formato XML y en él se incluye información precisa como los datos del emisor y del receptor, la fecha en que se realizó la operación, la descripción de los bienes o servicios, los importes correspondientes, los impuestos aplicables y un folio fiscal único (UUID) que lo valida. Para que tenga validez oficial, debe ser certificado mediante el timbrado de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), lo cual asegura que cumple con las disposiciones establecidas por el SAT.
Para entender más a fondo lo que es un CFDI y su estructura puedes ver este video:
Debido a que la factura CFDI es el elemento principal para validar las operaciones comerciales en México, la importancia de almacenarlos y preservalos históricamente ha llevado a la empresas y contribuyentes en el país a optar por la Descarga de CFDI del SAT porque este proceso permite obtener todas los CFDIs válidos que están en la plataforma del SAT para a partir de estos documentos registrar la contabilidad de las empresas y calcular los impuestos a pagar.
Un CFDI es un archivo XML que representa a una factura electrónica. El proceso de obtener todas las facturas electrónicas del SAT se le conoce como Descarga Masiva de CFDI o Descarga Masiva de XML.
Descargar facturas CFDI en la página del SAT
Ahora vamos a ver el método básico de cómo se pueden descargar las facturas del SAT. Para esto vamos a ir directamente de la página del SAT siguiendo estos pasos:
- Entrar en el portal del SAT: www.sat.gob.mx, ir a Factura electrónica, Servicios de factura, Consulta cancela y recupera tus facturas
- Introducir el RFC y contraseña o usar la e.firma o más conocida como FIEL.
- Elegir si consultar las facturas Emitidas o Recibidas, seleccionar el mes o rango de fechas para la búsqueda y dar click en Buscar CFDI
- La página mostrará los CFDI de resultado de esta búsqueda
- Hasta aquí si sólamente queremos obtener un XML podemos dar click en el botón de XML para solo descargar este. Si queremos descargar varios XML hay que seleccionarlos y luego dar click en Descargar Seleccionados
- Después de descargar los XML seleccionados, el sistema mostrará un folio de descarga que debemos guardar para luego consultarlo
- Después de contar con el folio de descarga cerramos esta página para entrar de nuevo en ella y en la opción Recuperar descargas de CFDI veremos señalado con el folio nuestra solicitud de descarga
- Ya que encontramos este folio de descarga le damos click a Descargar Paquete y bajará en un archivo comprimido los XML de las facturas descargadas
Ventaja: Obtenemos la información directamente del SAT sin intermediarios.
Desventaja: El inconveniente aquí es que después de bajar los XML, es muy difícil entender cada archivo a cuál factura corresponde, por esta razón es conveniente utilizar un programa que lea y visualice las facturas de mejor forma.
¿Cómo funciona la descarga masiva de CFDI?
Todas las facturas electrónicas que se generan actualmente en México quedan almacenadas y timbradas en la plataforma del SAT. Es por esto que hoy en día el mejor plan para obtenerlas es descargando las facturas en formato XML que residen en la Nube en la plataforma del SAT.
La descarga masiva de CFDI permite a los contribuyentes obtener múltiples facturas electrónicas emitidas o recibidas en formato XML directamente desde el portal del SAT, sin tener que descargarlas una por una.
Para descargar las facturas CFDI del SAT se siguen los siguientes pasos:
- Acceder al SAT
Lo primero es acceder a la plataforma del SAT con una conexión estable a Internet. (Este paso se puede hacer pidiendo la página del SAT o un programa de terceros que se conecta a la misma)
- Autenticarse ante el SAT
Luego se pone el usuario y contraseña para validar nuestra identidad ante el SAT. Como usuario sería nuestro RFC, como contraseña es la clave que tenemos registrada como CIEC ante el SAT (también se puede autenticar haciendo uso de la FIEL)
- Buscar las facturas CFDI
Realizar una búsqueda de las facturas que queremos descargar, pueden ser las facturas emitidas o recibidas y también se puede establecer un rango de fechas
- Descargar las facturas
Una vez tenemos a vista las facturas que estamos solicitando, damos al botón Descargar o Guardar para descargar los archivos XML de estas facturas, lo que se conoce como los CFDIs
- Consultar y administrar las facturas
Después de obtener todos los CFDI o XML necesitamos un programa que los pueda leer correctamente para que nos señale para cada factura de qué se trata, su fecha, concepto, emisor, receptor, totales, etc
Ventajas de la Descarga Masiva de XML/CFDI
El SAT reportó recientemente que en un año fiscal se emitieron más de 10 mil millones de facturas electrónicas, una gran cifra que da la medida del incremento de generación de facturas CFDI en el país. Esta estadística muestra lo importante de contar con sistemas eficientes para visualizar y obtener comprobantes.
Para los contadores es de vital importancia procesar las facturas electrónicas rápidamente y de la forma más eficiente. Hoy en día la mayoría de las empresas utiliza un programa de descarga masiva de xml para descargar las facturas y aquí vamos a ver por qué es la mejor opción:
1. Ahorro de tiempo
Evita la descarga manual desde el portal del SAT, que suele ser lenta y limitada. El programa automatiza el proceso y permite obtener cientos o miles de CFDI en minutos.
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2. Recuperación completa de facturas
Permite descargar todos los comprobantes emitidos y recibidos, incluyendo vigentes y cancelados, asegurando que ningún CFDI quede fuera del control contable.
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3. Gestión eficiente
Los XML descargados se almacenan de forma ordenada y clasificable, facilitando su consulta por fechas, RFC, tipo de comprobante, estatus, etc.
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4. Visualización y compatibilidad
Con esta opción se puede visualizar y crear la versión en PDF de los XML, además de poder exportar las facturas a Excel para poder administrarlas mejor.
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5. Cumplimiento fiscal
Si tenemos todos los documentos o facturas organizados, podemos preparar más fácilmente las declaraciones y auditorías que pida el SAT.
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Descargar facturas con un programa de descarga masiva
Ahora vamos a ver la segunda variante para obtener las facturas de forma masiva con ayuda de un programa hecho por otra empresa que se conecta a la página del SAT y procede la descarga de facturas CFDI y las organiza. Para llevarlo a cabo sería siguiendo estos pasos:
- Seleccionar el programa de descarga masiva. Actualmente existen varios programas que funcionan bien y permiten bajar facturas del SAT
- Introducir el RFC y contraseña en el programa. Ponemos nuestras credenciales en el programa para conectarnos al SAT
- Elegir filtros para las facturas. Al igual que sucede en la página web del SAT elegimos si se descargarán las facturas de ingresos o emitidas, egresos o recibidas y también un período de fecha
- Descargar las facturas El programa descarga las facturas y se almacenan en nuestra computadora
- Consultar las facturas. El programa da opción para mostrar un listado y contenido de las facturas para entenderlas fácilmente y organizarlas
Ventaja: Descargamos las facturas al instante y podemos visualizarlas fácilmente.
Desventaja: Confiamos en el proveedor del programa que no haga mal uso de nuestras contraseñas.
Descargar CFDIs en la página del SAT o con un Programa de Descarga Masiva
Hasta aquí como vemos tenemos dos opciones para descargar las facturas XML del SAT, por lo que ahora veremos a detalle lo que significa cada una y concluiremos por qué la opción de Descarga Masiva de XML es la preferida por muchos contribuyentes:
PÁGINA DEL SAT
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DESCARGA MASIVA DE XML
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1. Se descargan las facturas directamente de la página del SAT
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1. Se descargan las facturas a través de un programa de otra empresa
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2. Se solicita la descarga y hay que esperar horas o días para que se descarguen los XML
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2. Se solicita la descarga y se bajan los XML en el momento
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3. Es un proceso más largo, primero se piden las facturas, recibimos un folio, con ese folio días después se bajan las facturas
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3. Es un proceso más corto, se piden las facturas y en un momento se descargan
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4. Los XML que se bajan no se pueden abrir fácilmente, se necesita otro programa que lo haga
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4. El mismo programa de descarga de facturas abre y organiza los XML por RFC, fecha, etc
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5. No se pueden exportar las facturas a Excel
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5. El programa permite exportar las facturas a Excel y generar los PDFs
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¿Qué tener presente para seleccionar un programa de descarga masiva de XML?
Seleccionar el programa correcto para la descarga masiva de XML o CFDI es primordial para tener una buena administración contable y fiscal de tu negocio. No todos los programas ofrecen las mismas funciones ni el mismo nivel de confiabilidad, por lo que es importante evaluar ciertos aspectos antes de tomar una decisión.
A continuación presentamos los aspectos más importantes que debes tener en cuenta para seleccionar un programa de descarga masiva de CFDIs:
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1. Autenticación segura ante el SAT
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Es muy importante este punto, asegurarnos que el programa utiliza un protocolo seguro de comunicación con el SAT como HTTPS, TLS, ya que por esta vía viajarán tus contraseñas para evitar que un sniffer o hacker las intercepte
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2. Que el proveedor sea confiable
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Indagar en Internet y comentarios de los clientes si el proveedor es conocido con buena reputación, ya que al mismo le estamos pasando nuestras credenciales para acceder al SAT. Revisar si tiene malos comentarios o quejas de los clientes.
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3. Velocidad de procesamiento
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Evaluar si las descargas se realizan con buena velocidad, sin interrupciones y el volumen de descarga de los comprobantes permitido.
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4. Tipos de CFDIs que descarga
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Asegurarnos que descargue todo tipo de comprobantes, tanto emitidos como recibidos, vigentes como cancelados.
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5. Organización de facturas
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El programa debe permitir organizar las facturas en Emitidos, Recibidos, por RFC, por Mes y Año
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6. Descarga de múltiples RFC
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Opción para que sea posible descargar facturas de varios RFC. Si hay alguna limitante de la cantidad de RFC que aclaren cuál es y la cantidad futura de empresas que necesitaremos trabajar
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7. Compatibilidad
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Que el programa sea compatible con Excel para poder exportar las facturas descargadas, así como también que se puedan generar los PDFs a partir de los XMLs.
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8. Costo y método de pago
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Evalúa el costo total del programa y la forma de pago (ya sea como una renta, compra única, etc.), y compararlo con el presupuesto que tienes asignado y las funciones del programa.
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9. Soporte técnico y actualizaciones
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Valora si ofrece atención al cliente, guías o soporte técnico confiable. Además, la interfaz debe ser intuitiva para evitar complicaciones al usarla.
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Funciones de un Programa de Descarga Masiva de XML
En el entorno fiscal digital de México, contar con un programa de descarga masiva de XML se ha vuelto una herramienta esencial para empresas, contadores y despachos contables. Estos programas permiten acceder de forma rápida y automatizada a los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) almacenados en el portal del SAT, facilitando así la gestión y el control de los documentos fiscales.
Ahora vamos a ver las funciones principales que un programa de descarga masiva de xml debe tener:
1. Seguridad de la Contraseña
El programa debe tener una primera pantalla de autenticación ante el SAT que puede ser a través de RFC y contraseña o a través de la e.firma/FIEL.
Este paso es fundamental porque aquí es dónde dejamos nuestras credenciales para acceder a nuestros datos en el SAT.
Lo más recomendable es que esta pantalla sea la misma página del SAT para así no dejar nuestros datos al proveedor por tanto debería de cumplir con:
- No dejar nuestra contraseña en una pantalla del proveedor, sino verificar que es la misma página del SAT
- La contraseña no debe quedar guardada, porque significa que entonces el proveedor la tiene en su poder
- Si cerramos el programa y lo volvermos a abrir debe pedir nuevamente la contraseña, señal que no fue guardada por el proveedor
2. Búsqueda con Filtros
En el momento de hacer una búsqueda de las facturas debe existir la opción en el programa de usar varios filtros como en rango de fechas para restringir la búsqueda.
Estos serían los posibles criterios de búsqueda o filtros:
- Emitidas o Recibidas
- Rango de fechas
- Tipo de Compobante
- Estatus del Comprobante
- RFC del emisor o receptor
- Folio fiscal opcional
3. Mostrar las Facturas
Después de descargar las facturas el programa debe visualizarlas por columnas con todos sus campos para facilitar el entendimiento por parte del usuario o contador
En general se deben mostrar de cada factura los siguientes campos:
- Folio fiscal
- Emisor rfc, nombre y régimen
- Receptor rfc, nombre y régimen
- Estatus y tipo del Comprobante
- Forma de pago y método de pago
- subtotal, descuento, total, impuestos
- Fecha de registro y certificación
- Folio, concepto, moneda, uso de CFDI
4. Organizar los CFDIs
Todos los CFDIs que se han descargado primero se deben de separar por RFC o empresa con que nos hemos autenticado, luego se podrán organizar por mes, año, si es emitido o recibido, así como poder realizar acciones rápidas con ellos.
Estas son las características fundamentales que hacen que este tipo de programa de descarga masiva de XML tenga la mayor utilidad para los contadores:
- Separar las facturas por Mes y Año, período por el que se hacen las declaraciones contables
- Ver el estatus ante el SAT de cada comprobante para ver cuáles están vigentes y cancelados
- Generar la versión en PDF como otra vista del significado de los XML
- Exportar al programa Excel todas los XML filtrados para un mejor análisis en la hoja de cálculo
5. Exportar a Excel
Microsoft Excel se ha convertido en una de las herramientas más fundamentales para los profesionales de la contabilidad. Su versatilidad, facilidad de uso y capacidad para manejar grandes volúmenes de datos lo convierten en un aliado imprescindible para tareas como conciliaciones bancarias, análisis financiero, elaboración de presupuestos y reportes contables.
Es por esta razon que los contadores aman el Excel y por esto el programa de descarga masiva debe poder exportar las facturas a este programa teniendo en cuenta que:
- Exportar todos los campos que tienen las facturas en el XML como columnas a Excel, incluyendo datos de timbrado
- Respetar los tipos de datos de las columnas para que por ejemplo los números sigan siendo números a los cuales hacerle operaciones matemáticas
- Reconocer correctamente los caracteres especiales y no mostrar caracteres irreconocibles en el Excel
- Agregar al Excel la información de los complementos del CFDI que son muy importantes como el Complemento Nómina, Complemento Pagos como los más importantes
Tipos de programas de descarga masiva de XML
De forma general existen dos grandes grupos de programas de descarga masiva que permiten ambos descargar y administrar las facturas XML que se almacenan en la página del SAT, pero hay grandes diferencias entre ellos que a continuación vamos a ver. La diferencia principal es el mecanismo que utilizan para hacer uso de las credenciales del contribuyente ante el SAT.
- 1. Programas de descarga de XML que se autentican directamente en la página del SAT. Estos son más transparentes y el usuario pone directamente sus credenciales en la página del SAT para poder acceder
- 2. Programas de descarga de XML que se autentican de forma externa a la página del SAT. Estos programas piden introducir las credenciales o datos del SAT una sola vez con la confianza que el proveedor resguarde las contraseñas
1. Descarga Masiva usando la página del SAT - Precios
En esta opción son los softwares de descarga de XML que muestran la página del SAT al usuario para que se autentique en ella.
VENTAJAS:
- Son programas seguros ya que no se comprometen las credenciales del SAT
- El proveedor o creador del programa no guarda el RFC y contraseña del usuario por tanto no tiene forma de hacer mal uso del mismo
- Son programas transparentes que no tienen código oculto y no pueden hacer operaciones extra con las credenciales del usuario
DESVENTAJAS:
- Hay que capturar la contraseña cada vez que se realiza una descarga de facturas
- No pueden hacer procesos de descarga de facturas en automático
EJEMPLO DE DESCARGA MASIVA DE LA PAGINA DEL SAT CON SUS PRECIOS:
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Programa de Descarga
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Precio
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Características
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RFC de la Licencia
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Equipos de la Licencia
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1. Villanett CFDI
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$435/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para 15 RFC
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Se usa en computadoras ilimitadas
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2. Contador MX
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$449/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para 10 RFC
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Se usa hasta en 10 computadoras
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3. Admin XML
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$1,449/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para RFC ilimitados
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Se usa en 1 sola computadora
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Villanett CFDI
El proveedor de este programa es Villanett, una empresa mexicana de Jalisco, México que ofrece el programa de descarga masiva de XML además de otras soluciones empresariales como un Software Contable en la Nube, Sistema ERP en la Nube y Calculadoras en Línea.
VENTAJAS:
- Es un programa seguro que no compromete tus credenciales del SAT
- Se puede usar en cualquier computadora, no tiene límites de equipos
- Tiene un precio anual atractivo
DESVENTAJAS:
- La licencia es por 15 RFC, de querer más hay que comprar otras licencias
Contador MX
El proveedor de este programa es Contador MX, una empresa mexicana de la Ciudad de México, México que ofrece el programa de descarga masiva de XML además de otras soluciones dirigidas a los contadores y despachos contables como herramientas para la contabilidad, nómina y facturación.
VENTAJAS:
- Es un programa seguro que no compromete tus credenciales del SAT
- Tiene un precio anual atractivo
DESVENTAJAS:
- La licencia es por 10 RFC, de querer más hay que comprar otras licencias
- La licencia está limitada para el número de computadoras, si se instala en otra computadora nueva se rebaja el número de RFC permitidos
Admin XML
El proveedor de este programa es Contador MX, una empresa mexicana de Hidalgo, México que ofrece exclusivamente el programa de descarga masiva de XML y le agrega funciones extras como reportes de campos especializados.
VENTAJAS:
- Es un programa seguro que no compromete tus credenciales del SAT
- Se puede usar para cualquier cantidad de RFC
DESVENTAJAS:
- La licencia sólo se puede usar para 1 computadora, si se quiere instalar en otras computadoras hay que comprar más licencias
- Su precio anual no es tan económico
2. Descarga Masiva fuera de la página del SAT - Precios
En esta variante son los programas para bajar XML que comienzan solicitando el usuario y contraseña del SAT del usuario y guardan estos datos para después descargar las facturas. Esto no sucede inmeditamente en la página web del SAT, sino que lo que hacen es descargar las facturas de forma oculta o con un proceso posterior en el background.
VENTAJAS:
- Solo se captura una vez el RFC y la contraseña y el programa baja las facturas con esta información posteriormente
- El programa puede descargar las facturas automáticamente sin indicarlo el usuario
DESVENTAJAS:
- Un aspecto negativo es que es necesario absoluta confianza en que el proveedor no hará mal uso de la contraseña del usuario, ya que ya sabe cuál es y está en su poder
- Al almacenarse la contraseña aumenta el riesgo que un hacker o sniffer la capture para luego hacer mal uso de la misma
COMPARATIVO DE DESCARGA MASIVA FUERA DE LA PAGINA DEL SAT CON SUS PRECIOS:
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Programa de Descarga
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Precio
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Características
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RFC de la Licencia
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Equipos de la Licencia
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1. Captura-digital.com
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$398/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para 10 RFC
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Se usa en computadoras ilimitadas
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2. Onefacture.com
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$599/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para RFC ilimitados
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Se usa en 1 sola computadora
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3. Mastersoft.com
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$800/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para RFC ilimitados
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Se usa en computadoras ilimitadas
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4. Cfdiadmin.com
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$899/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para RFC ilimitados
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Se usa en 1 sola computadora
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5. Sistemaelite.com.mx
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$999/año
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Descarga de XML, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para RFC ilimitados
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Se usa en computadoras ilimitadas
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6. Softwarepaq.com
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$1,160/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para RFC ilimitados
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Se usa en 1 sola computadora
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7. Facturando.mx
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$1,566/año
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Descarga de XML, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para 99 RFC
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Se usa en 1 sola computadora
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8. Csreporter.com
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$2,318.84/año
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Descarga de XML, Ver estatus SAT, Convertir a PDF, Exportar a Excel
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Licencia para RFC ilimitados
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Se usa en 2 computadoras
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¿Cuál programa de descarga masiva podríamos decir que es mejor?
Antes de elegir un programa de descarga de XML debemos tener en cuenta la forma de autenticación ante el SAT, ya que tenemos la opción de programas más transparentes que no guardan las contraseñas del SAT y otros que por el contrario almacenan nuestras contraseñas con el fin de automatizar más los procesos.
Si la seguridad es un tema importante para ti, entonces lo más conveniente es optar por un programa de descarga masiva que no almacene la contraseña para evitar un mal uso de la misma, por tanto la autenticación será siempre directo en la página del SAT.
Si por el contrario, no te preocupa la seguridad de tu contraseña pero a la vez prefieres que el programa descargue en automático las facturas periódicamente, entonces tu mejor opción es un programa o software para bajar cfdi fuera de la página del SAT.
Conclusiones
Los programas de descarga masiva de XML se han convertido en herramientas indispensables para una gestión contable y fiscal eficiente en México. Su principal aporte es la automatización del proceso de obtención de CFDI, permitiendo a empresas y profesionales acceder rápidamente a todos los comprobantes emitidos y recibidos, sin necesidad de hacerlo manualmente desde el portal del SAT. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce significativamente el riesgo de omitir documentos importantes.
Para seleccionar el mejor programa para nuestra empresa, debemos tener cuenta sus características, funciones, tipo de autenticación y precio, de forma tal de hacer un balance costo/beneficio que nos pueda ayudar de forma general en el procesamiento de las facturas sobretodo para que el contador haga su trabajo más rápido y con más comodidad.